BAB II
SISTEM MANAJEMEN
2.1.
Modal
Modal yang digunakan untuk
mendirikan apotek LAYLA berasal dari
modal apoteker sendiri yang merangkap sebagai pemilik sarana apotek dan
ditambah dari tabungan keluarga. Pada tahap awal, Apoteker mendirikan sebuah
bangunan satu lantai dengan ukuran (7 x
8) m2 yang berdiri diatas lahan milik keluarga.
2.2.
Market Plan and Strategy
2.2.1. Rencana Pasar
Target pemasaran dari Apotek LAYLA adalah masyarakat sekitar apotek dan
masyarakat yang melintas di depan apotek. Apotek LAYLA terletak di dekat sebuah puskesmas Karangkembang dan praktik
dokter, berada di area komplek perumahan dan dekat dengan sebuah sekolah.
Selain itu, apotek LAYLA juga mudah
dicapai oleh masyarakat setempat karena berada di pinggir jalan raya dan
merupakan jalan yang cukup ramai karena itu adalah salah satu jalan menuju
pasar Babat. Berdasarkan target pasar tersebut, dapat diperkirakan bahwa
konsumen apotek berasal dari semua kalangan dengan mayoritas masyarakat kelas
menengah.
2.2.2. Strategi Pemasaran
Apotek LAYLA baru pertama kali didirikan sehingga belum dikenal oleh
masyarakat. Untuk memperkenalkan diri apotek LAYLA kepada masyarakat dan menumbuhkan kepercayaan dari masyarakat
akan dilakukan promosi. Promosi yang dilakukan antara lain melalui pembuatan
brosur tentang informasi kesehatan, pada brosur dicantumkan masyarakat dapat
memperoleh informasi lebih lanjut bila berkunjung ke apotek LAYLA. Selanjutnya akan dibuat kalender
dengan desain apotek LAYLA sebagai
latar belakangnya. Kalender tersebut dibagikan kepada masyarakat sekitar apotek
dan pengunjung apotek. Selain itu, kantong plastik untuk wadah obat yang
diserahkan kepada pengunjung apotek akan diberi label nama apotek LAYLA.
2.3.
Ketenagaan (Practice Teamwork)
Dalam menjalankan praktek
kefarmasian di apotek, apoteker tidak dapat bekerja sendiri, sehingga
membutuhkan karyawan untuk membantu memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat. Apotek LAYLA akan dikelola seorang apoteker
yang bertindak sebagai APA (Apoteker Pemilik Apotek) sekaligus PSA (Pemilik Sarana
Apotek) dibantu oleh dua orang AA (Asisten Apoteker), dan dua orang juru resep.
Namun, tidak menutup kemungkinan adanya penambahan karyawan seiring perjalanan
praktek berdasarkan peningkatan jumlah masyarakat yang berobat ke apotek.
Apotek LAYLA buka setiap hari kecuali hari minggu dan hari libur nasional, dengan jam kerja mulai pukul 07.00-21.00. Pembagian jam kerja di
apotek ini dibedakan menjadi dua yaitu shift
pagi dan sore, yang masing-masing shift
terdiri dari APA, AA, dan juru resep. Shift
pagi pukul 07.00-14.00 dan shift sore
pukul 14.00-21.00.
Struktur organisasi Apotek LAYLA berdasarkan waktu (organization
by time) (Seto, 2008) dapat dilihat pada Gambar 2.1.
|
Shift pagi
|
|
Shift sore
|
|
APA sekaligus PSA
|
|
AA1
|
|
AA2
|
|
Juru Resep1
|
|
Juru Resep2
|
|
APA
|
|
APA
|
Gambar 2.1 Struktur
Organisasi Apotek LAYLA
Tugas dari
masing-masing personel yang ada di apotek LAYLA adalah sebagai berikut :
a.
Apoteker Pengelola
Apotek (APA) sekaligus sebagai Pemilik Sarana Apotek (PSA)
1.
Sebagai pemimpin apotek dan
pengelola yang mengambil keputusan dan tindakan kefarmasian; merencanakan,
mengkoordinasi serta mengawasi seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian,
manajerial maupun administrasi di apotek.
2.
Menyediakan dana untuk operasional
apotek
3.
Memberikan
pelayanan kefarmasian yang prima berupa pelayanan resep dan non resep serta menerapkan Pharmaceutical
care di apotek.
4.
Melakukan evaluasi
baik tentang hasil yang dicapai apotek, kinerja karyawan, maupun
langkah-langkah yang perlu diambil untuk kemajuan apotek.
5.
Memberikan pelayanan komunikasi,
edukasi dan informasi (KIE) kepada masyarakat
6.
Membina hubungan yang baik dengan
para pegawai, PBF, dokter, tenaga medis dan apotek lainnya
7.
Sebagai penanggung jawab
pengadaan, penataan, administrasi dan pelaporan apotek.
8.
Bertanggung jawab terhadap
pelaporan penggunaan obat-obat golongan narkotika, psikotropika, generik kepada
petugas yang berwenang. Dengan boleh melimpahkan penulisan laporan kepada
Asisten Apoteker dengan sepengetahuannya.
9.
Mengelola keuangan apotek
10.
Bertanggung jawab dalam pengembangan
apotek
11.
Terus belajar dan meningkatkan
kompetensi dalam pelayanan kefarmasian
b.
Asisten Apoteker
1.
Membantu apoteker dalam
memberikan pelayanan kepada pasien, meliputi pengambilan obat dan memberikan
informasi obat yang tidak memerlukan informasi khusus di bawah pengawasan
apoteker.
2.
Melayani resep dokter termasuk
memberi harga, meracik, menyiapkan obat, menulis etiket, turunan resep, dan
kuitansi atas sepengetahuan apoteker.
3.
Melayani penjualan obat non
resep, perbekalan farmasi lainnya dan swalayan.
4.
Membantu apoteker dalam
pengadaaan barang seperti pemesanan barang, penulisan SP, penerimaan barang dan
memastikan keabsahannya, melayani tukar menukar faktur, dan menentukan tanggal
pembayaran tagihan PBF.
5.
Mencatat dan memeriksa perbekalan
farmasi yang mendekati batas untuk dipesan kembali serta mengontrol obat-obat
yang mendekati batas kadaluarsa.
6.
Melakukan kegiatan administrasi
harian, seperti melakukan pembukuan harian, melakukan pencatatan kartu stok,
dan lainnya.
7.
Penataan dan penyimpanan obat sesuai
dengan yang dicontohkan oleh apoteker.
8.
Ikut serta
dalam peningkatan kemajuan apotek.
c.
Juru Resep
1.
Membantu dalam mempersiapkan obat dan peracikan.
2.
Mengantarkan obat ke pasien yang menginginkan
obatnya diantar.
3.
Membantu pengadaan obat yaitu membelikan obat
yang dibutuhkan ke apotek lain jika tidak tersedia di apotek
4.
Bertanggungjawab
terhadap persediaan perlengkapan apotek, misalnya etiket, kertas perkamen,
plastik dan lainnya.
5.
Mencatat penjualan obat dan
pengeluaran keuangan lain (untuk perawatan dan kebutuhan apotek)
6. Menjaga kebersihan apotek
7. Membantu menjadi kasir di apotek
8. Ikut
serta dalam peningkatan kemajuan apotek
2.4.
Rencana Manajemen
2.4.1. Finansial
a.
Perencanaan
Penetapan harga
Untuk menentukan harga jual
barang atau obat apotek LAYLA
menggunakan metode skala geser yang bersifat dinamis dan fleksibel, sesuai
dengan kondisi dan kebijakan yang telah ditetapkan. Metode ini menggunakan
persentase kenaikan (mark up) yang
tidak tetap atau biaya pelayanan profesional untuk menghitung harga resep obat.
Perencanaan pemberian harga di
apotek LAYLA adalah sebagai berikut:
1.
Harga untuk kosmetik, alat
kesehatan, obat tradisional adalah harga netto apotek (HNA) + PPn 10% + laba 10
%
2.
Harga untuk obat bebas adalah
harga netto apotek (HNA) + PPn 10% + laba 10 %
3.
Harga untuk obat keras (OWA)
dengan pelayanan non resep adalah harga netto apotek (HNA) + PPn 10% + laba 20
%
4.
Harga untuk obat dengan pelayanan
resep non racikan adalah harga netto apotek (HNA) + PPn 10% + laba 30 % +
Embalage
5.
Harga untuk obat dengan pelayanan
resep racikan adalah harga netto apotek (HNA) + PPn 10% + laba 30 % + jasa
resep + embalage
Jasa Resep :
|
|
Jasa Wadah
|
Jasa Peracikan
|
|
|
Puyer
|
100 / bungkus
|
2.000
|
|
|
Bedak
|
1000/dos bedak
|
1.500
|
|
|
Salep
|
1000/tube
|
1.500
|
|
|
Sirup
|
Botol
|
800
|
1.500
|
|
Sendok
|
200
|
||
|
Kapsul
|
1 – 25
|
200 / kapsul
|
2.000
|
|
25 – 50
|
200 / kapsul
|
2.500
|
|
|
> 50
|
200 / kapsul
|
3.000
|
|
Embalage Resep : -
1-3 R/ per lembar : Rp. 1500 / lembar
- Lebih dari 3
R/ per lembar : Rp. 2000 / lembar
Harga yang telah ditetapkan dalam
kebijakan tersebut bersifat fleksibel dimana persentase laba yang diinginkan
menurun apabila harga netto obat meningkat. Mark up yang lebih
besar ditambahkan pada harga netto obat yang lebih murah dan mark up yang lebih kecil ditambahkan
pada produk yang lebih mahal. Maka jumlah subsidi obat mahal untuk obat yang
lebih murah dapat diperkecil dan pengaruh menetapkan harga yang lebih tinggi
pada obat mahal dapat dikendalikan. Hal ini juga berlaku terhadap barang fast moving, slow moving
dan dead moving dimana mark up yang lebih kecil ditambahkan untuk barang-barang fast moving sedangkan Mark up yang lebih besar ditambahkan
pada barang slow moving dan dead moving.
b.
Neraca Awal
Neraca awal apotek LAYLA disusun berdasarkan nilai aktiva (tetap dan lancar) dan
modal, perhitungan dijabarkan sebagai berikut :
Apotek LAYLA
Neraca Awal
Per Januari 2013
|
Aktiva
|
Passiva
|
||
|
Aktiva
Lancar
Kas
Persediaan awal obat&alkes
Suplai kantor
Suplai apotek
Aktiva
Tetap
Inventaris apotek
Inventaris kantor
Inventaris kendaraan
Sewa gedung (5 tahun)
|
Rp.
10.000.000,-
Rp.
42.625.000,-
Rp. 1.500.000,-
Rp. 1.000.000,-
Rp. 7.225.000,-
Rp. 20.800.000,-
Rp. 7.000.000,-
Rp.
90.000.000,-
|
Modal
|
Rp. 180.000.000,-
|
|
Rp. 180.000.000,-
|
Rp. 180.000.000,-
|
||
Adapun rinciannya adalah sebagai berikut :
|
Keterangan
|
Nilai (Rp.)
|
Total
|
|
|
1
|
Kas
|
|
10.000.000,-
|
|
2
|
Sewa Gedung (5 tahun dibayar dimuka)
|
|
90.000.000,-
|
|
3
|
Inventaris kantor
|
|
|
|
|
a. Komputer +
printer + software
|
5.000.000
|
|
|
|
b. Meja + kursi +
rak buku
|
2.000.000
|
|
|
|
c.
Lemari arsip
|
750.000
|
|
|
|
d.
AC
|
2.000.000
|
|
|
|
e.
Kalkulator
|
100.000
|
|
|
|
f.
Lemari obat + etalase
|
8.000.000
|
|
|
|
g.
Lampu
|
200.000
|
|
|
|
h. Alat kebersihan +
tempat sampah + keset
|
100.000
|
|
|
|
i.
Jam dinding (2)
|
50.000
|
|
|
|
j.
Telepon
|
150.000
|
|
|
|
k.
Televisi
|
800.000
|
|
|
|
l.
Kipas angin
|
250.000
|
|
|
|
m. Tabung pemadam
kebakaran (2)
|
600.000
|
|
|
|
n.
Dispenser
|
150.000
|
|
|
|
o.
Papan nama + neon box
|
500.000
|
|
|
|
|
|
20.650.000,-
|
|
4
|
Inventaris
apotek
|
|
|
|
|
a.
Alat-alat gelas
|
200.000
|
|
|
|
b.
Termometer berskala 100°C
|
100.000
|
|
|
|
c.
Timbangan (gram + milligram)
|
4.000.000
|
|
|
|
d.
Perizinan apotek
|
1000.000
|
|
|
|
e.
Mortir dan stamper
|
150.000
|
|
|
|
f.
Literatur (FI, peraturan perundangan,
MIMS, ISO, BNF)
|
500.000
|
|
|
|
g.
Stempel apotek
|
75.000
|
|
|
|
h. Lemari khusus narkotika dan psikotropika
|
200.000
|
|
|
|
i.
Lemari Pendingin
|
1.000.000
|
|
|
|
|
|
7.225.000
|
|
5
|
Supply apotek
|
|
|
|
|
Wadah pengemas,
pembungkus dan etiket
|
|
1.000.000,-
|
|
6
|
Suplai kantor
|
|
|
|
|
Perlengkapan
administrasi (SP, copy resep, kuitansi, form PMR, kartu stok, nota, buku,
alat tulis, binder untuk arsip faktur, kertas printer kasir dan tinta)
|
|
1.500.000,-
|
|
7
|
Persediaan Awal
|
|
|
|
|
a. Obat bebas dan Obat bebas terbatas
|
16.000.000
|
|
|
|
b. Obat keras
|
19.000.000
|
|
|
|
c. Obat narkotika
dan psikotropika
|
1.000.000
|
|
|
|
d. Bahan pembantu peracikan
|
425.000
|
|
|
|
e. Alkes
|
2.000.000
|
|
|
|
f. Lain-lain
(kosmetik, obat tradisional,
susu, suplemen, PKRT)
|
4.200.000
|
|
|
|
|
|
42.625.000,-
|
|
8
|
Kendaraan
|
|
7.000.000,-
|
|
|
TOTAL
|
|
180.000.000,-
|
2.7.1.2
Analisis Break Event pada Tahun Pertama
Biaya Tetap
|
Keterangan
|
1 Bulan (Rp.)
|
1 Tahun (Rp.)
|
Total (Rp.)
|
|
Gaji karyawan
-
APA
-
Dua Asisten Apoteker
Biaya listrik, PDAM, dan telepon
Biaya pemeliharaan apotek
Biaya pajak
-
PBB
-
Reklame
Biaya penyusutan
- Penyusutan inv. apotek (10%)
- Penyusutan inv. kantor (10%)
- Penyusutan inv. kendaraan (10%)
|
1.800.000,-
1.500.000,-
|
23.400.000,-
19.500.000,-
7.200.000,-
2.000.000,-
500.000,-
500.000,-
722.500,-
2.065.000,-
700.000,-
|
42.900.000,-
10.200.000,-
9.990.000,-
|
|
TOTAL BIAYA TETAP
|
|
|
63.090.000,-
|
Perhitungan Batas Laba Rugi / Break
Event Point Tahun Pertama
Asumsi biaya
variabel adalah 85% dari total pendapatan meliputi :
-
Harga
Pokok Penjualan (HPP)
-
Biaya
promosi
-
Biaya
service apotek
-
Biaya
pemakaian keperluan apotek dan kantor
-
Biaya
transportasi
BEP =
= Rp. 63.090.000,-
1- (85/100)
= Rp. 420.600.000,-/tahun
= Rp. 35.050.000,-/bulan, 1 bulan = 26 hari
= Rp 1.348.100,-/hari
Dengan hasil penjualan Rp. 35.050.000,-/bulan maka apotek tidak akan mendapatkan
keuntungan maupun kerugian. Jika diinginkan keuntungan bersih sebesar Rp. 36.000.000,-/tahun maka hasil penjualan harus mencapai penghasilan sebesar :
Target penjualan setahun =
= Rp. 63.090.000,- + Rp.
36.000.000,-
1- ( 85/100)
= Rp. 660.600.000,-/tahun
= Rp.
55.050.000,-/bulan, 1 bulan = 26 hari
= Rp
2.117.300,-/hari
Dengan memperhatikan keadaan sekitar,
maka target penjualan per hari yaitu :
-
Resep masuk per hari 20 lembar @ Rp. 40.000,- =
Rp.
800.000,-
-
OWA = Rp. 667.300,-
-
Non
resep =
Rp. 650.000,- +
Target penjualan per hari =
Rp. 2.117.300,-
Omzet per bulan = Rp. 55.050.000,-
Omzet per tahun = Rp. 660.600.000,-
Rekonsiliasi
Penjualan Rp. 660.600.000,-
Biaya variabel (85%) Rp 561.510.000,-
−
Pendapatan marginal Rp. 99.090.000,-
Biaya tetap Rp.
63.090.000,-
Laba per tahun sebelum
pajak Rp. 36.000.000,-
Pajak pribadi
Asumsi dalam
perhitungan pajak penghasilan (PPh) pribadi :
1.
Sesuai ketentuan UU No. 16 tahun 2009
2.
Wajib
pajak belum menikah maka :
Penghasilan
tidak kena pajak (PTKP) :
Diri wajib pajak = Rp 15.840.000,-
3.
Apotek
memiliki omzet ≥ Rp. 600.000.000,- per tahun, maka apotek diwajibkan
membayar PPN setiap bulan sejumlah pajak keluaran (PK) dikurangi pajak masukan
(PM)
Perhitungan :
Gaji APA per tahun =
Rp. 23.400.000,-
Biaya jabatan 5% (maksimum Rp 6.000.000,-)
= 5% x Rp. 23.400.000,00 =
Rp. 1.170.000,- –
Penghasilan bersih =
Rp. 22.230.000,-
Laba apotek =
Rp. 36.000.000,- +
Total penghasilan =
Rp. 58.230.000,-
PTKP =
Rp. 15.840.000,- −
Penghasilan kena pajak =
Rp. 43.390.000,-
PPh = 5% x Rp. 43.390.000,- =
Rp 2.169.500,-
2.7.1.3
Analisis Laporan
Keuangan
Return on
Equity (ROE) =
=
Rp. 36.000.000,- x 100%
Rp. 180.000.000,-
= 20 %
Ket : menurut pengalaman, ROE
minimal 18% untuk apotek (Seto dkk., 2004).
ROE Apotek LAYLA selama 12 bulan pertama sebesar 20 % sehingga ROE
tersebut telah memenuhi persyaratan.
= Rp. 36.000.000,- x 100 %
Rp. 180.000.000,-
= 20 %
Ket : menurut pengalaman, ROA
minimal 12% untuk apotek (Seto dkk., 2004). ROA Apotek LAYLA selama 12 bulan pertama sebesar 20 % sehingga ROA tersebut
telah memenuhi persyaratan.
Laporan Laba Rugi Proforma
Apotek LAYLA
Tahun 2013
|
Penjualan
HPP (82%)
Laba kotor
Gaji karyawan (+ THR)
-
APA
-
Dua Asisten
Apoteker
Biaya listrik dan
telepon
Biaya
pemeliharaan apotek
Biaya pajak
-
PBB
-
Reklame
Biaya suplai
kantor
Biaya suplai
apotek
Biaya penyusutan
Biaya promosi
Biaya serba-serbi
Biaya service kendaraan
Biaya bahan bakar kendaraan
Biaya perijinan
|
Rp.660.600.000,- Rp.541.692.000,-
|
Rp.23.400.000,-
Rp.19.500.000,-
Rp. 7.200.000,-
Rp. 2.000.000,-
Rp. 500.000,-
Rp. 500.000,-
Rp. 1.500.000,-
Rp. 1.000.000,-
Rp. 1.743.500,-
Rp. 2.500.000,-
Rp.15.064.500,-
Rp. 3.000.000,-
Rp. 4.000.000,-
Rp. 1.000.000,-
|
Rp118.908.000,-
Rp. 82.908.000,-
|
|
Laba bersih sebelum pajak
PPh
|
|
|
Rp. 36.000.000,-
Rp. 2.169.500,-
|
|
Laba bersih
sesudah pajak
|
Rp. 33.830.500,-
|
||
2.7.1.4
Perencanaan Keuangan Jangka Pendek
Perencanaan keuangan jangka pendek dibutuhkan
karena kas tidak mengalir masuk dan keluar pada tingkat yang tetap, selalu
berubah-ubah dari waktu ke waktu. Hal ini disebabkan karena penjualan,
pembelian obat dan biaya-biaya yang berubah. Pada awal
pembukaan, apotek LAYLA akan menyusun anggaran kas 6
bulan pertama yaitu Januari sampai dengan Juni 2013 sebagai berikut :
1. Untuk mendapatkan laba Rp. 36.000.000,-/tahun (Rp. 2.117.300,-/bulan), maka taksiran penjualan
per bulan untuk bulan Januari s.d. Juni 2013 adalah sebagai berikut :
|
Bulan
tahun 2013
|
Taksiran
(Rp.)
|
|
Januari
|
47.550.000
|
|
Februari
|
50.550.000
|
|
Maret
|
53.550.000
|
|
April
|
56.550.000
|
|
Mei
|
59.550.000
|
|
Juni
|
62.550.000
|
Asumsi omzet setahun adalah Rp. 660.600.000,- berarti dalam 6 bulan pertama, omzet minimal yang harus
diperoleh adalah Rp 330.300.000,-
2.
Penjualan di apotek 100% tunai
3.
Harga Pokok Penjualan (HPP)
|
Jenis
|
Taksiran penjualan
per bulan
(Rp.)
|
Faktor Jual
|
Harga Beli
(Rp.)
|
|
Non resep
|
9.800.000
|
1,10
|
8.909.091
|
|
Obat keras (OWA)
|
24.200.000
|
1,20
|
20.166.667
|
|
Resep
|
21.050.000
|
1,30
|
16.192.308
|
|
Total
|
55.050.000
|
|
45.268.066
|
HPP =
Total Harga Beli x 100 %
Total Penjualan
= Rp.45.268.066,- x 100 %
Rp.55.050.000,-
= 82,23% ≈ 82%
4.
Pembelian
obat dengan harga pokok 82% dilakukan satu bulan sebelum taksiran penjualan,
pembayaran dilakukan secara tunai pada dua bulan pertama (Januari s.d. Februari
2015) dan bulan selanjutnya secara kredit satu bulan kemudian.
5.
Pembelian
obat-obat yang diperlukan untuk penjualan bulan Januari 2015 adalah 82% x Rp.
47.550.000,- = Rp. 38.991.000,-. Persediaan obat pada neraca awal = Rp.
42.640.000,-.
6.
Biaya
penyusutan inventaris selama 6 bulan sebesar 5% dari harga perolehan :
-
Inventaris
kantor : Rp. 1.032.500,-
-
Inventaris
apotek : Rp. 361.000,-
-
Inventaris kendaraan :
Rp. 350.000,- +
Total : Rp. 1.743.500,-
7.
Biaya
gaji per bulan :
Rp. 3.575.000,-
8.
Pemakaian
suplai apotek per bulan :
Rp. 83.400,-
9.
Pemakaian
suplai kantor per bulan : Rp. 125.000,-
10.
Biaya
operasional lainnya:
·
Biaya
listrik dan telepon :
Rp. 7.200.000,-
·
Biaya
pajak :
PBB :
Rp. 500.000,-
Reklame
:
Rp.
500.000,-
·
Biaya
promosi :
Rp. 2.500.000,-
·
Biaya
service kendaraan : Rp. 3.000.000,-
·
Biaya
bahan bakar kendaraan : Rp. 4.000.000,-
·
Biaya
serba-serbi :
Rp. 15.064.500,-
·
Biaya
pemeliharaan :
Rp. 2.000.000,-
· Tunjangan Hari Raya (THR) : Rp. 3.575.000,-
·
Biaya
Perijinan :
Rp. 1.000.000,-
+
Total : Rp. 39.879.500,-
Biaya per bulan : Rp 3.323.300,-
11.
Saldo
kas akhir bulan Januari 2013 Rp. 10.000.000,- dan merupakan jumlah minimum yang
harus dipertahankan tiap bulan.
12.
Bila
kas melebihi jumlah minimal,kelebihannya untuk mengembangkan usaha dan apabila
kurang akan meminjam/utang bank dengan kelipatan Rp 1.000.000,-
Anggaran Kas Apotek LAYLA
Bulan Januari s.d. Juni 2013
(dalam ribuan Rupiah)
|
No.
|
Ket
|
Des
'12
|
Jan
'13
|
Feb
'13
|
Mar
'13
|
Apr
'13
|
Mei
'13
|
Jun
'13
|
Jul
'13
|
|
1
|
Penjualan
|
|
52.000
|
54.000
|
57.000
|
65.000
|
68.000
|
72.000
|
72.000
|
|
2
|
100 % tunai
|
|
52.000
|
54.000
|
57.000
|
65.000
|
68.000
|
72.000
|
72.000
|
|
3
|
0% kredit
|
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
|
4
|
Jumlah penerimaan kas
|
|
52.000
|
54.000
|
57.000
|
65.000
|
68.000
|
72.000
|
72.000
|
|
5
|
Pembelian (82% penjualan y.a.d)
|
42.640
|
44.280
|
46.740
|
53.300
|
55.760
|
59.040
|
59.040
|
|
|
6
|
Pembayaran pembelian
|
42.640
|
44.280
|
46.740
|
-
|
53.300
|
55.760
|
59.040
|
59.040
|
|
7
|
Biaya gaji
|
|
4.300
|
4.300
|
4.300
|
4.300
|
4.300
|
4.300
|
|
|
8
|
Biaya operasional lain
|
|
2.736
|
2.736
|
2.736
|
2.736
|
2.736
|
2.736
|
|
|
9
|
Pembayaran bunga
|
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
|
|
10
|
Jumlah pengeluaran kas
|
|
51.316
|
53.776
|
7.036
|
60.336
|
62.796
|
66.076
|
|
|
11
|
Surplus/deficit
|
|
684
|
224
|
49.964
|
4.664
|
5.204
|
5.924
|
|
|
12
|
Saldo kas awal bulan
|
|
10.000
|
10.684
|
10.908
|
60.872
|
65.536
|
70.740
|
|
|
13
|
Surplus/deficit
|
|
684
|
224
|
49.964
|
4.664
|
5.204
|
5.924
|
|
|
14
|
Saldo kas
akhir bulan tanpa pinjaman
|
|
10.684
|
10.908
|
60.872
|
65.536
|
70.740
|
76.664
|
|
|
15
|
Saldo kas minimal
|
|
10.000
|
10.000
|
10.000
|
10.000
|
10.000
|
10.000
|
|
|
16
|
Pinjam/pelunasan
|
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
|
|
17
|
Saldo kas
akhir bulan setelah pinjaman
|
|
10.684
|
10.908
|
60.872
|
65.536
|
70.740
|
76.664
|
|
|
18
|
Saldo pinjaman kumulatif
|
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
|
Laporan Laba Rugi Proforma
Laporan
Laba Rugi Proforma Apotek LAYLA
Bulan Januari s.d. Juni 2013
|
Penjualan Rp.
368.000.000,-
HPP (82%) Rp.
301.760.000,-
Laba kotor Rp. 66.240.000,-
Biaya gaji
Rp. 25.800.000,-
Biaya operasional Rp. 16.416.000,-
Biaya penyusutan Rp. 6.275.000,-
Biaya
pemakaian Rp. 1.250.000,-
Rp
49.741.000,-
Laba apotek (sebelum pajak) Rp 16.499.000,-
|
Simpulan : bahwa selama periode waktu 6 bulan (Januari s.d.
Juni 2013), diprediksi Apotek LAYLA akan memperoleh laba sebesar Rp. 16.890.000,- (sebelum pajak).
Dari
neraca awal dan anggaran kas dapat dievaluasi perubahan-perubahan dari
perkiraan-perkiraan Apotek LAYLA yang dapat dihitung sebagai berikut :
1.
Kas
bertambah Rp. 66.664.000,- menjadi Rp. 76.664.000,-
dari kas awal
Rp. 10.000.000,-
2.
Persediaan
obat :
Stok awal Rp. 42.640.000,-
Pembelian Rp.
318.160.000,- +
Obat yang dapat dijual
Rp. 360.620.000,-
Harga pokok penjualan
Rp. 301.760.000,- −
Stok akhir Rp. 58.860.000,-
3.
Suplai
apotek :
Awal Rp. 1.000.000,-
Pemakaian Rp. 500.000,-
−
Akhir Rp. 500.000,-
4.
Suplai
kantor :
Awal Rp. 1.500.000,-
Pemakaian Rp. 750.000,- −
Akhir Rp. 750.000,-
5.
Inventaris
kendaraan :
Awal Rp. 8.000.000,-
Penyusutan Rp. 400.000,- −
Akhir Rp. 7.600.000,-
6.
Inventaris
kantor :
Awal Rp. 23.500.000,-
Penyusutan Rp. 1.175.000,- −
Akhir Rp. 22.325.000,-
7.
Inventaris
apotek :
Awal Rp. 4.000.000,-
Penyusutan Rp. 200.000,- −
Akhir Rp. 3.800.000,-
8.
Gedung
Awal Rp. 90.000.000,-
Penyusutan Rp. 4.500.000,- −
Akhir Rp. 85.500.000.-
9.
Utang
usaha :
Awal Rp.
0,-
Pembelian (kredit) Rp.
227.140.000,- +
Rp.
227.140.000,-
Pembayaran utang Rp.
168.280.000,- −
Akhir Rp. 58.860.000,-
10.
Modal
Awal Rp. 180.640.000,-
Laba Rp. 16.499.000,- +
(asumsi pajak masih ditahan)
Akhir Rp. 197.139.000,-
Dari hasil evaluasi tersebut dapat disusun Neraca Proforma
Apotek LAYLA sebagai berikut :
Neraca Proforma Apotek LAYLA
Per 30 Juni 2013
|
AKTIVA
|
|
PASIVA
|
|
|
Aktiva Lancar :
Kas
Persediaan obat
Suplai apotek
Suplai kantor
Jumlah Aktiva Lancar
Aktiva Tetap :
Inventaris apotek
Inventaris kantor
Inventaris kendaraan
Inventaris gedung
Jumlah Aktiva Tetap
Jumlah
|
Rp. 76.664.000,-
Rp. 58.860.000,-
Rp. 500.000,-
Rp. 750.000,-
Rp. 136.774.000,-
|
Modal
Utang usaha
|
Rp.197.139.000,-
Rp. 58.860.000,-
|
|
Rp. 3.800.000,- Rp. 22.325.000,-
Rp. 7.600.000,- Rp. 85.500.000.-
Rp. 119.225.000,-
|
|||
|
Rp. 255.999.000,-
|
Rp. 255.999.000,-
|
1.
Kalkulasi
Biaya Peracikan Resep
Biaya peracikan per
resep =
Taksiran jumlah
resep dalam satu tahun = 12 lembar x 30 hari x 12 bulan
= 4.320 lembar
Waktu pelayanan resep per pekan = 15 menit x 84 resep
=
1260 menit ~ 21 jam
Perhitungan :
1)
Biaya
profesi APA di bagian peracikan :
5 jam untuk pelayanan resep dari
total 21 jam/pekan
=
= Rp 23.400.000,- x
= Rp. 1.393.000,-
2) Gaji AA di bagian peracikan :
21 jam untuk pelayanan resep
dari total 21 jam/pekan
=
=
=
Rp. 4.875.000,-
3)
Gaji
juru resep di bagian peracikan :
5 jam untuk pelayanan
resep dari total 21 jam/pekan
=
=
=
Rp. 1.083.000,-
4)
Biaya
tetap tidak langsung terkait dengan ruangan usaha (biaya pemeliharaan apotek
dan biaya penyusutan gedung) dialokasikan dengan menggunakan rasio ukuran yang
dipakai bagian peracikan dibanding dengan total luas ruangan usaha (dalam m2).
Biaya pemeliharaan apotek = Rp.
2.000.000,-
Biaya penyusutan
gedung =
Rp. 9.000.000,-
Rp
11.000.000,00 x 6/56 = Rp.
1.178.600,-
5)
Biaya tidak tetap tidak langsung lainnya terdiri dari :
Biaya pemakaian supp. kantor =
Rp. 1.000.000,-
Biaya pemakaian supp. apotek =
Rp. 1.500.000,- +
Rp. 2.500.000,-
Taksiran penjualan resep =
4320 x Rp. 62.500,-
= Rp. 270.000.000,-
Total penjualan =
Rp. 736.000.000,-
Alokasi untuk apotek = Rp 2.500.000 x (Rp270.000.000,-)
(Rp736.000.000,-)
=
Rp. 917.200,-
Biaya peracikan per resep =
(Rp.1.393.000,-+Rp.4.875.000,-+Rp.1.083.000,-
+ Rp1.178.600,- +Rp.917.200,-)
4320
= Rp. 2.187,- ~ Rp. 2.200,-
Jadi, berdasarkan data estimasi yang digunakan maka biaya peracikan per
resep rata-rata adalah Rp. 2.200,- untuk tahun pertama
2.4.3. Perbekalan Kefarmasian
2.4.3.1 Perencanaan Pengadaan
Pengadaan
merupakan suatu usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang
telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan maupun
penganggaran (Seto dkk, 2004). Karena masih baru, maka apotek
perlu melakukan penyesuian antara pengeluaran awal untuk perencanaan pengadaan
dengan kemampuan finansial yang ada dengan
mempertimbangkan :
-
Daftar Obat
Esensial Nasional
-
Obat-obat
yang sering diresepkan oleh dokter di klinik swasta dan di daerah sekitar apotek
-
Pola
penyakit yang umum terjadi di masyarakat sekitar. Pada umumnya
masyarakat di sekitar apotek adalah anak-anak usia sekolah, pasangan muda dan
orang tua. Masalah kesehatan yang umumnya diderita anak-anak adalah gizi,
penyakit saluran nafas, saluran cerna dan kebersihan (cacingan, penyakit
kulit). Pasangan muda umumnya membutuhkan vitamin, obat saluran cerna dan
obat-obat golongan sistem endokrin. Obat-obat untuk penyakit degeneratif
seperti jantung, hipertensi, diabetes diadakan untuk memenuhi kebutuhkan
obat-obatan bagi golongan orang tua.
-
Tingkat
sosial ekonomi dan daya beli masyarakat sekitar akan mempengaruhi faktor
pemilihan obat sehingga pengadaan obat-obat generik dan paten harus
benar-benar diperhatikan sesuai dengan permintaan dari masyarakat.
-
Pemilihan
PBF, dengan memperhatikan kualitas barang dan legalitas dari pemasok barang
(PBF yang bersangkutan), ketepatan dan kecepatan pelayanan/pengiriman barang,
melihat potongan harga yang diberikan atau layanan purna jual yang ditawarkan.
-
Faktor lain-lain,
seperti iklan yang gencar di media massa
-
Perencanaan
pengadaan juga mempertimbangkan produk-produk yang sering diiklankan terutama
obat-obat bebas, obat bebas terbatas, kosmetika, dan obat tradisional, serta
perbekalan rumah tangga yang dapat mempengaruhi sifat konsumtif masyarakat.
2.4.3.2 Pengadaan Tahap Awal
Untuk pengadaan tahap awal,
karena pihak PBF belum tahu keberadaan apotek LAYLA yang merupakan apotek baru, maka pihak apotek atau APA datang
langsung ke PBF dengan membawa SP rangkap dua dan berisi nama barang dan jumlah
barang yang dipesan, dan fotocopy SIA (bila diperlukan). Atau melakukan pengadaan dengan bekerja sama dengan apotek lain. Untuk pemesanan awal dilakukan secara tunai.
Sedangkan untuk pengadaan selanjutnya dapat melalui sales yang datang ke apotek
atau lewat telepon dan dapat dilakukan secara kredit dengan batas waktu
pembayaran ditentukan oleh PBF.
Pengadaan narkotika hanya dapat dilakukan di PBF Kimia Farma dengan
menggunakan SP khusus narkotika yang dibuat oleh PBF Kimia Farma. SP ini dibuat rangkap empat, tiga lembar diserahkan ke PBF Kimia Farma dan satu lembar untuk arsip apotek. SP narkotika ini hanya
memuat satu macam sediaan untuk satu lembarnya dan memuat nama APA, alamat
rumah, nomor SIK dan tanda tangan APA sebagai pemesan.
Pengadaan psikotropika menggunakan
SP khusus psikotropika, SP ini rangkap dua yang berisi nama dan alamat APA,
perusahaan/PBF yang dituju dan alamatnya, jenis psikotropika yang dipesan.
Untuk satu lembar SP dapat digunakan untuk memesan lebih dari satu jenis psikotropika.
2.4.3.3 Pengadaan Selanjutnya
Untuk pengadaan
selanjutnya, prosedur perencanaan pengadaan obat di apotek LAYLA dilakukan sendiri oleh APA dengan memperhatikan beberapa hal:
-
Jenis obat dan kecepatan penjualan/pergerakan obat (fast
moving, slow moving, dead moving)
-
Besarnya dana yang tersedia
-
Obat-obat
yang sering diresepkan oleh dokter
-
PBF, berupa kecukupan faktur
pesanan
-
Pola penyakit yang umum terjadi
di masyarakat
-
Iklan obat
yang sedang gencar di media massa
Perencanaan produk-produk yang akan
disediakan pada awal pembukaan apotek antara lain :
-
Obat
Obat yang disediakan di apotek LAYLA adalah obat bebas, obat bebas terbatas, obat wajib apotek,
obat keras baik dalam bentuk paten maupun generik, psikotropika dak narkotika,
obat tradisional (jamu, fitofarmaka, OHT), vitamin dan suplemen.
-
Alat kesehatan
Alat kesehatan yang disediakan berupa alat tes kehamilan,
termometer, kasa steril, plester, kapas, kondom, jarum suntik dan spuit
injeksi, masker, dll.
-
Kosmetik
Kosmetik yang disediakan antara lain berupa sunblock, body
lotion, cairan antiseptik, bedak, sabun, shampoo, dll.
-
PKRT
Perbekalan kesehatan
rumah tangga yang disediakan apotek antara lain produk bayi, popok bayi dan
dewasa, pembalut, sikat gigi, pasta gigi, madu, susu formula, pembasmi serangga
dll. yang sebagian diletakkan di swalayan.
2.4.3.4 Pemesanan / Prosedur Pengadaan
Pada awal
berdirinya apotek, pemesanan obat dilakukan secara langsung ke PBF dengan
membawa Surat Pesanan (SP) serta salinan dokumen yang dibutuhkan. Untuk
keperluan pemesanan obat selanjutnya dapat dilakukan dengan cara menghubungi
PBF melalui telepon atau pada sales dari PBF yang berkunjung ke Apotek dan
melihat papan defekta yang ada di apotek. Prosedur pengadaan obat di LAYLA adalah
sebagai berikut:
-
Obat yang
sudah habis atau tinggal sedikit (dilihat pada kartu stok / pada komputer jumlah obat yang tersisa apabila jumlah obat tersisa sedikit maka software dalam komputer akan memberi
tanda) ditulis di buku defekta dan dilihat bagaimana mobilitas obat tersebut
apakah termasuk obat yang fast moving,
slow moving atau dead moving.
-
Pembelian
obat dilakukan dengan memeriksa sebelumnya asal PBF, satuan kemasan dan
harganya.
-
Menyesuaikan
dengan keuangan apotek untuk menentukan prioritas dan jumlah pemesanan.
-
Menentukan
jumlah dan jenis produk yang dipesan.
-
Membuat
Surat Pesanan yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.
Pemesanan
obat dapat dibagi menjadi 3, yaitu obat non narkotika dan non psikotropika,
obat psikotropika dan obat narkotika.
-
Obat-obat
non narkotika dan non psikotropika dan alkes
Pemesanan menggunakan surat pesanan (SP) rangkap 2 meliputi nomor urut SP,
nama dan alamat PBF, jenis dan jumlah obat yang dipesan. Obat yang dipesan
ditulis pada SP dan ditanda tangani oleh apoteker dengan diberi stempel apotek.
Lembar pertama untuk PBF dan lembar kedua untuk lampiran faktur yang dipegang
apotek. Pemesanan yang dilakukan melalui telepon, SP akan diberikan pada waktu
pengiriman barang atau diambil oleh sales PBF tersebut.
-
Obat psikotropika
Pemesanan obat golongan psikotropika menggunakan SP khusus psikotropika,
dibuat rangkap 2. Lembar pertama untuk PBF dan lembar kedua untuk lampiran
faktur yang dipegang apotek. SP berisi nama obat, jumlah obat, dan PBF yang
akan dituju. Satu SP dapat digunakan untuk pemesanan beberapa macam obat psikotropika
dari PBF yang sama, serta harus ditandatangani oleh APA. Pemesanan tidak bisa
dilakukan melalui telepon.
-
Obat narkotika
Pemesanan narkotika menggunakan SP
khusus narkotika dan hanya dapat dilakukan di PBF Kimia Farma sebagai
distributor tunggal untuk obat narkotika. Satu formulir permintaan atau SP
hanya berlaku untuk satu item narkotika dan satu kemasan saja, ditanda tangani
oleh APA dengan mencantumkan SIA, alamat rumah dan stempel apotek. SP narkotika
dibuat rangkap empat, dimana tiga lembar diserahkan ke PBF Kimia Farma dan satu lembar untuk apotek sendiri, bila obat tidak ada maka
SP dikembalikan ke apotek. Pembayaran obat narkotika harus dilakukan secara
tunai pada saat barang diterima, jika tidak dibayar maka obat tidak akan
diserahkan.
2.4.3.5 Penerimaan Obat
Prosedur
penerimaan di Apotek LAYLA adalah sebagai berikut :
1. Keabsahan faktur, yang terdiri dari nama, alamat dan nomor telepon PBF yang
bersangkutan, nama dan tanda tangan penanggung jawab PBF, nomor ijin PBF dan
stempel PBF. Bila tidak terdapat identitas PBF, maka harus ditolak.
2. Mencocokkan antara SP dengan faktur obat yang datang, meliputi nama PBF
serta jenis dan jumlah obat yang dipesan. Bila tidak sesuai harus ditanyakan
pada pengirim dan harus disesuaikan dengan PBF atau jika tidak dikehendaki maka
dikembalikan.
3. Mencocokkan antara faktur dengan jumlah obat yang datang, meliputi jenis,
jumlah obat yang dipesan dan nomor batch
obat serta harga satuan dan total (pada kesempatan pertama) per item dan
keseluruhan.
- Bila jenis dan jumlah obat yang dipesan tidak sesuai, maka obat dikembalikan dan ditukar dengan yang sesuai.
- Bila nomor batch tidak sesuai, maka obat dengan nomor batch yang berbeda dikembalikan dan ditukar sesuai yang tertera pada faktur dan SP.
4. Memeriksa kondisi fisik obat, meliputi keadaan
wadah (tertutup rapat dan masih baik), kondisi sediaan (bentuk, warna, bau),
dan tanggal kadaluwarsa. Apabila
wadah / produk rusak atau mendekati tanggal kadaluarsa maka produk harus
dikembalikan dan ditukar.
5. Setelah pemeriksaan selesai, maka faktur ditandatangani oleh apoteker dan
diberi stempel apotek. Salinan faktur diserahkan kepada apotek sebagai arsip
dan faktur asli dibawa pihak PBF.
6. Pembayaran dapat
dilakukan secara tunai pada saat obat diterima atau secara kredit dengan jangka
waktu tertentu.
2.4.3.6 Prosedur Pembayaran
Pembayaran obat dapat dilakukan melalui secara tunai maupun kredit.
-
Pembayaran
Tunai (cash)
Pembayaran yang dilakukan ketika barang diterima (COD atau Cash On Delivery) atau 3-7 hari setelah
barang diterima. Setelah pembayaran lunas, apotek menerima faktur asli dan copy
faktur dari PBF. Contoh : Pembelian Narkotika (COD).
-
Pembayaran
Kredit
·
Pada saat penerimaan obat, pihak
PBF memberikan salinan faktur kepada apotek sebanyak dua lembar sedangkan
faktur asli yang dibubuhi stempel apotek dipegang oleh PBF
·
Sebelum waktu jatuh tempo
pembayaran, PBF akan datang ke apotek untuk menukarkan faktur asli dengan tanda
terima faktur asli dari apotek yang akan digunakan sebagai bukti untuk
melakukan penagihan dalam jangka waktu yang telah disepakati. Pada saat ini
juga dilakukan pengecekan ulang faktur (jika terjadi perubahan).
·
Pada tanggal yang telah
disepakati untuk melakukan pembayaran pihak PBF akan datang membawa tanda
terima faktur asli dari apotek. Setelah
melakukan pembayaran maka pihak
PBF memberikan tanda tangan dan tanggal pembayaran pada lembar faktur asli,
sebagai bukti bahwa apotek telah melakukan pembayaran dan mengembalikan tanda
terima faktur asli ke apotek.
2.4.3.7 Rencana Penataan
Penataan
ruang di apotek merupakan faktor yang juga mempengaruhi keberhasilan pelayanan
dan penjualan. Adapun maksud dan tujuan penataan apotek adalah :
1. Penggunaan ruang yang optimum dari ruang yang tersedia
2. Mengurangi kehilangan waktu dan energi karena gerak selama pelayanan
3. Memudahkan pekerjaan dan pengambilan barang
4. Memberikan kenyamanan kepada pasien/klien
5. Untuk menjamin stabilitas obat.
Penataan perbekalan farmasi di apotek LAYLA didasarkan
pada bentuk sediaan (solida, semi solida dan likuida), golongan obat
(generik dan non generik), kelas
terapi, dan alfabetis. Adapun aturan pada penataan di apotek LAYLA adalah
sebagai berikut:
1. Obat bebas, obat bebas vitamin, obat bebas
terbatas, dan suplemen disimpan
pada etalase dalam lemari kaca di ruang pelayanan dalam bentuk solida, sediaan semi solida, dan likuida disusun secara alfabetis. Di etalase sebelahnya diletakkan obat tradisional
dan kosmetik dan disusun secara alfabetis.
2. Obat keras (obat paten) disimpan dalam lemari di ruang peracikan dan
penataannya berdasarkan alfabetis. Untuk obat-obat yang beresiko tinggi yaitu
yang mempunyai indeks terapi sempit seperti antihipertensi, antidiabetes, dan
obat jantung penataannya disendirikan menurut alfabetis untuk masing-masing
kelas terapi.`Golongan obat-obat antibiotika diletakkan dalam lemari yang sama
kemudian diurutkan berdasarkan alfabetis.
3. Obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus obat narkotika
dan psikotropika. Lemari khusus tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika
terdiri dari dua lemari dimana pada masing-masing lemari terdapat dua lapis
pintu dan terkunci. Lemari narkotika/psikotropika terdapat di ruang peracikan
dan dibuat sedemikian rupa/tertanam agar tidak bisa dipindah-pindahkan dan aman
dari pencurian.
4.
Golongan obat generik disimpan
dalam lemari tersendiri terpisah dengan obat paten berdasarkan pada bentuk
sediaan dan diurutkan secara alfabetis.
5.
Suppositoria, ovula, injeksi dan
sediaan lain yang tidak stabil pada suhu kamar atau membutuhkan suhu
penyimpanan yang rendah disimpan dalam lemari es.
6. Sediaan likuida dan semi solida disimpan dalam lemari tersendiri menurut alfabetis.
7. Alat kesehatan dan perbekalan farmasi yang sekiranya mahal seperti :
perban, plester, termometer, masker, susu, alat tes kehamilan dan sebagainya
diletakkan tersendiri di lemari di belakang ruang pelayanan untuk menghindari
pencurian.
8. Sediaan lainnya
seperti perlengkapan bayi, makanan bayi, kondom dan perbekalan kesehatan rumah
tangga/PKRT serta sediaan lain yang relatif murah diletakkan di swalayan.
9. Obat dalam kemasan kaleng dan bahan baku yang lain ditempatkan pada lemari
tersendiri berdekatan dengan tempat penimbangan, masing-masing disusun
berdasarkan alfabetis.
Penataan
obat juga berdasarkan sistem FIFO (First In First Out), di mana obat
yang diterima terlebih dahulu harus diserahkan terlebih dahulu pula. Hal ini
untuk menghindari terjadinya obat yang kadaluarsa.
Dengan sistem
penataan seperti ini, diharapkan akan lebih memudahkan pemilihan obat yang
sesuai dengan kebutuhan serta menghindari kesalahan pemberian obat yang dapat
berakibat fatal bila berbeda kelas farmakoterapinya.
Penataan
dan penyimpanan sediaan farmasi memperhatikan faktor lingkungan untuk menjaga
stabilitas obat. Faktor lingkungan yang diperhatikan
dalam penataaan dan penyimpanan obat adalah sinar matahari, suhu dan
kelembaban. Diusahakan obat-obat tidak terkena sinar matahari langsung, suhu
dijaga dengan sirkulasi yang cukup dan lemari penyimpanan dijauhkan dari kamar
mandi karena kelembaban yang relatif tinggi di sekitar kamar mandi.
2.4.4. Administrasi Pelaporan dan Pengembangan
Untuk
ketertiban dan keteraturan dalam pelaksanaan kegiatan, Apotek LAYLA melengkapi sistem administrasinya dengan melakukan pencatatan yang
meliputi :
1.
Pencatatan persediaan
Pencatatan sediaan farmasi meliputi pencatatan pada kartu
stok gudang dan pencatatan pada kartu stok kecil dialmari peracikan ataupun
etalase.
Prosedur pencatatan sediaan farmasi :
a.
Dilakukan pencatatan pada kartu
stok gudang untuk sediaan farmasi yang baru datang meliputi tanggal masuk, nama
PBF, diskon, nomor batch, satuan
kemasan, harga satuan, jumlah persediaan, jumlah pengeluaran ke lemari, sisa
dan paraf pengarsip. Untuk obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan
dilemari khusus, yang terdiri dari dua pintu dipisahkan antara stok gudang dan
stok harian.
b.
Dilakukan pencatatan pada kartu
stok lemari untuk obat yang dimasukkan, tanggal pemasukan obat serta jumlah
stok pada lemari obat. Setiap pengeluaran sediaan farmasi dari etalase/lemari
peracikan dilakukan pencatatan pada kartu stok kecil sehingga setiap saat dapat
dipantau jumlah yang keluar dan jumlah yang masih ada.
2.
Pencatatan pada buku defekta
Pencatatan sediaan farmasi yang habis, tidak ada atau stok
tinggal sedikit dilakukan pada buku defekta sehingga memudahkan pengecekan
perbekalan farmasi yang harus dipesan pada pihak PBF. Pencatatan dilakukan
setiap kali ditemukan adanya sediaan farmasi yang habis, tidak ada atau stok
tinggal sedikit. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya stock-out
(barang habis saat ada permintaan). Isi buku defekta juga akan ditulis di papan
defekta sehingga akan memudahkan sales PBF yang datang untuk mengetahui obat
yang habis atau hampir habis.
3.
Pencatatan pembelian
Pencatatan pembelian dilakukan untuk pembelian yang
dilakukan meliputi pencatatan obat yang datang beserta nomor fakturnya. Catatan
pembelian disimpan pada map tersendiri untuk setiap bulannya.
4.
Pencatatan tanggal kadaluarsa
Pencatatan ini
dilakukan pada buku tersendiri. Dibuat pengelompokan berdasar bulan dan tahun expired
date masing-masing item sediaan farmasi yang masih ada.
5.
Pencatatan penjualan harian
Pencatatan
penjualan harian dilakukan pada buku tersendiri, kemudian direkap kembali
dengan pencatatan pada komputer, dipisahkan antara file penjualan untuk
non resep (misalnya obat wajib apotek, alat kesehatan, kosmetik, obat
tradisional, obat bebas dan obat bebas terbatas tanpa resep dan komoditi
lainnya) dan file penjualan
dengan resep dokter.
6.
Pencatatan narkotika dan psikotropika
Tiap pengeluaran obat narkotika dan psikotropika harus
dicatat dalam catatan pengeluaran narkotika dan psikotropika berisi tanggal,
nomor resep, nama dan alamat pasien, nama dan alamat dokter pemberi resep,
jumlah serta sisa yang ada dipersediaan. Hal ini untuk memudahkan pengawasan
dan pelaporan pemakaian narkotika/psikotropika tiap bulannya.
7.
Pencatatan keuangan
Pencatatan keuangan meliputi pengeluaran kas, pemasukan kas serta
pembelian. Pengeluaran kas meliputi : pengadaan obat secara tunai dan kredit,
biaya-biaya (listrik, air, telepon, gaji karyawan, perlengkapan apotek dan
lain-lain). Semua bukti pengeluaran diarsipkan dan pengeluaran total dijumlah
tiap bulannya. Pemasukan kas meliputi : penjualan obat dengan resep, penjualan
alat kesehatan, dan komoditas lainnya serta penjualan obat non resep. Tiap hari
transaksi yang terjadi serta jumlah uang yang masuk dan yang ada dicatat dalam
buku tersendiri dan kemudian tiap bulannya dipindahkan ke dalam buku penerimaan
kas. Buku pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian yang dilakukan
apotek secara tunai dan kredit.
8. Pencatatan pengobatan pasien (PMR)
Data masukan
berasal dari pencatatan penjualan yang meliputi data pasien, tanggal penjualan,
nomor resep, keterangan dokter, nama obat, dan aturan pakai. PMR di Apotek LAYLA menggunakan sistem dua kartu, yaitu buku Rekam Pengobatan
Pasien yang diberikan kepada pasien dan data untuk apotek yang disimpan di
komputer.
9.
Pencatatan lain-lain
a.
Nota, digunakan sebagai bukti
untuk penjualan tanpa resep.
b.
Tanda terima faktur, digunakan
sebagai tanda terima penerimaan obat dari PBF.
c.
Kuitansi, digunakan untuk bukti penjualan
dengan resep.
d.
Turunan resep, diberikan pada
pasien yang membeli resep sebagian atau apabila ada permintaan dari pasien.
e.
Etiket, digunakan dalam pelayanan
resep untuk memberikan keterangan bagi pasien terhadap obat yang diserahkan,
berisi informasi pemakaian obat, nama pasien, tanggal dan nomor resep.
f.
Form pemberian informasi,
digunakan untuk memberikan informasi tertulis tentang cara pemakaian obat serta
hal-hal yang perlu diperhatikan oleh pasien selama terapi obat.
Pengelolaan keuangan dilakukan
dengan melihat setiap pencatatan dalam laporan keuangan harian dan bulanan,
banyaknya uang yang masuk dari hasil penjualan serta berdasarkan laporan
pengeluaran untuk biaya usaha. Pengeluaran keuangan harus disertai tanda bukti
transaksi seperti nota sehingga proses administrasinya teratur dan benar.
Pelaporan
digunakan untuk obat narkotika dan psikotropika yang dilakukan tiap bulan
sebelum tanggal 10 pada bulan berikutnya dengan menggunakan format surat
pelaporan N-105 untuk obat narkotika dan P-205 untuk obat psikotropika. surat
pelaporan ini terdiri dari 4 rangkap, ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten Lamongan dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Timur dan Kepala Balai Besar POM Surabaya, serta
satu rangkap digunakan sebagai arsip apotek. Lembar pelaporan memuat kode, nama
bahan/sediaan, satuan, stok awal, asal dan jumlah pemasukan, penggunaan untuk siapa dan berapa jumlah yang digunakan
serta stok akhir obat.
Resep yang telah dilayani disimpan
selama tiga tahun dan setelah tiga tahun dilakukan pemusnahan resep. Begitu juga dengan obat-obatan yang sudah kadaluarsa juga dapat
dimusnahkan. Semua pemusnahan resep dan obat harus dibuatkan berita acara
pemusnahan yang ditandatangani oleh para saksi dan APA. Berita acara ini
nantinya dilaporkan ke Balai Besar POM Surabaya.
Pelaporan Pajak Penghasilan (PPh)
apotek dilakukan setiap tahun menggunakan SSP (Surat Setoran Pajak) dari kantor
pajak. Jumlah pajak yang harus dibayar dihitung berdasarkan pada laporan
keuangan apotek per tahun.
2.5.
Rencana
Pengembangan
2.5.1. Sumber Daya
Suatu
saat nanti apotek LAYLA akan
bertambah besar dan pasien yang datang semakin banyak seiring dengan
berjalannya waktu, maka diimbangi dengan adanya pengembangan sumber daya yang
ada. Antara lain :
1.
Sumber Daya Modal
Seiring
meningkatnya permintaan di apotek, maka perlu adanya penambahan modal. Oleh
karena itu dipertimbangkan adanya pengajuan kredit kepada pihak bank. Besarnya
sebanding dengan jaminan yang dipunyai.
2.
Sumber Daya Manusia (SDM)
Meningkatnya jumlah
pasien dan item obat menyebabkan meningkatnya kebutuhan tenaga kerja. Oleh
karena itu perlu dilakukan penambahan jumlah asisten apoteker dan apoteker
pendamping sehingga dapat membantu tugas apoteker dalam melayani pasien. Untuk
kualitas dari SDM sendiri juga perlu ditingkatkan dengan mengikuti seminar
kesehatan yang diadakan institusi tertentu atau organisasi profesi setempat (IAI)
yang diikuti apoteker, dan pertemuan dan seminar rutin Asisten Apoteker yang diikuti asisten apoteker, serta kursus
atau training bagi karyawan lain seperti kursus komputer yang bisa meningkatkan
kemampuannya. Semua itu dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan kefarmasian di
apotek LAYLA.
2.5.2. Manajemen
Semakin ke depannya nanti,
tantangan yang akan dihadapi apotek LAYLA
makin banyak dan berat. Untuk itu perlu adanya perbaikan-perbaikan secara
bertahap pada sistem manajemen yang meliputi sistem perencanan, pengelolaan,
dan sistem kontrol pada tiap proses pengelolaan apotek.
2.5.3. Layanan
Persaingan yang semakin ketat di
kemudian hari memang tidak dapat dihindarkan dan ini akan memacu apoteker
sebagai manajer apotek untuk mampu berfikir inovatif-kreatif untuk meningkatkan
daya saing dengan kompetitor. Salah satunya yang dapat dikembangkan adalah
sistem pelayanan kepada pasien. Untuk itu, dapat dilakukan evaluasi terhadap
tingkat kepuasan pasien (melalui kuisioner) terhadap apotek sehingga bisa diperbaiki
bagian yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan kepuasan pelanggan sehingga
mampu meningkatkan daya saing dengan kompetitor. Diantaranya bisa juga
dilakukan penyediaan obat dan alat kesehatan yang lebih lengkap, mengembangkan
layanan pusat informasi obat dan aktif bekerjasama dengan instansi atau
organisasi masyarakat sekitar untuk melakukan penyuluhan.
Apotek LAYLA akan menyediakan
layanan konsultasi, layanan pengaturan jadwal penggunaan obat, pengaturan pola
makan dan gaya hidup untuk penyakit kronis seperti hipertensi dan
diabetes melitus. Untuk pasien penderita penyakit kronis hipertensi dan
diabetes melitus, apotek LAYLA melakukan pencatatan Patient
Medication Records dengan
dua kartu, yaitu kartu PMR ini dipegang pasien dan pihak apotek.
Oleh:
Sheilla Phan, S.Farm
051131111
PROGRAM
PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER PERIODE 94
