perencanaan pembuatan apotek

BAB I

PERENCANAAN STRATEGIK

                                           

1.1              Pendahuluan

Kesehatan adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa, dan sosial yang memungkinkan setiap orang hidup produktif secara sosial dan ekonomis. Oleh karena itu, setiap manusia selalu berupaya untuk meningkatkan kualitas kesehatannya. Undang-Undang (UU) Republik Indonesia (RI)  No 36 tahun 2009 tentang Kesehatan, menyatakan bahwa setiap orang mempunyai hak yang sama dalam  memperoleh akses kesehatan, pelayanan kesehatan, informasi mengenai kesehatan. Untuk mencapai kesehatan dapat dilakukan dengan berbagai upaya yang bertujuan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan yang dilakukan oleh pemerintah serta masyarakat. Upaya kesehatan dapat diwujudkan dengan cara peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif), dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif). Untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat dibutuhkan adanya sarana kesehatan yang salah satunya adalah apotek.

Berdasarkan Kepmenkes Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004 Apotek adalah tempat tertentu, yang merupakan tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi serta perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional (PP RI No. 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian). Fungsi apotek adalah sebagai tempat pengabdian apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan, dan sebagai sarana dilaksanakannya peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, dan penyerahan obat maupun bahan obat baik dengan resep maupun swamedikasi sesuai perundangan yang berlaku serta sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.

Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus pendidikan profesi dan telah mengucapkan sumpah berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku dan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia (Kepmenkes Nomor 889 Tahun 2011). Salah satu pekerjaan kefarmasian adalah melakukan pelayanan. Seiring perkembangan jaman pelayanan kefarmasian yang semula berorientasi pada pelayanan obat (drug oriented) saat ini telah berubah menjadi pelayanan pasien (patient oriented) yang berpedoman pada Pharmaceutical Care, yaitu pelayanan yang komprehensif dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Agar tercapai pelayanan yang terbaik maka Apoteker harus meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan perilaku dengan cara pemberian informasi (konseling), monitoring penggunaan obat agar pasien memahami pentingnya terapi pengobatan sehingga tujuan akhirnya bisa sesuai dengan harapan.

Sebagai seorang Apoteker yang berperan penting dalam peningkatan kesehatan masyarakat maka peran tersebut dapat diwujudkan melalui pendirian apotek, sehingga didirikan apotek SANDY yang mengutamakan kepentingan pasien dan berlandaskan Pharmaceutical Care sehingga tujuan peningkatan kesehatan masyarakat dapat tercapai.

1.2              Visi, Misi, dan Tujuan Pendirian Apotek

A.                Visi Apotek SANDY

Menjadi apotek yang mampu bersaing didunia kerja dengan mengedepankan dan mengutamakan kepentingan masyarakat yang berlandaskan Pharmaceutical Care.

B.                 Misi Apotek SANDY

Misi Apotek SANDY antara lain:

1.      Menyediakan, mengadakan, dan menyalurkan sediaan farmasi, alat kesehatan yang berkualitas untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.

2.      Memberikan pelayanan kefarmasian dan edukasi terkait obat dan kesehatan lain yang berbasis pharmaceutical care pada masyarakat.

3.      Meningkatkan kompetensi, komitmen, integritas dan sikap professional SDM, dan juga menjamin kesejahteraan SDM yang terlibat.

4.      Menjalin komunikasi yang baik dengan pelanggan.

C.                Tujuan Pendirian Apotek SANDY

1.    Sebagai tempat pengabdian profesi Apoteker.

2.    Melayani kebutuhan obat, bahan obat, alat kesehatan serta perbekalan farmasi lainnya sesuai dengan kebutuhan masyrakat dengan berorientasi kepada kepentingan dan kepuasan pasien sebagai implementasi kompetensi profesi farmasis.

3.    Memberikan dan menyediakan informasi, edukasi dan konsultasi kesehatan kepada masyarakat sehingga dapat meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang kesehatan, khususnya obat dan cara pengobatan yang tepat dengan pelayanan kefarmasian yang dilakukan oleh apoteker yang menerapkan pharmaceutical care, sehingga dihasilkan outcome terapi yang maksimal.

4.    Dapat membuka lapangan pekerjaan dan memberikan kesejahteraan bagi karyawannya.

1.3              Rencana Kerja Analisa Awal Pendirian Apotek (Plan Of Action)

1.3.1        Analysis (Analisa)

Analisa dapat dilakukan dengan cara melakukan studi kelayakan berdasarkan survei mengenai investasi modal/keuangan/dana, ekonomi, sosial, budaya, hukum, ekologi/lingkungan, dan politik, serta analisa BEP.

1.3.1.1  Studi Kelayakan

A.                Penetapan Lokasi

Beberapa faktor yang mempengaruhi pemilihan lokasi apotek adalah lokasi yang strategis, ada tidaknya apotek kompetitor di sekitar apotek, jumlah penduduk rata-rata di lingkungan apotek dan kelas ekonomi rata-rata masyarakat di sekitar apotek. Lokasi Apotek SANDY direncanakan terletak di jalan raya gedeg no 46. Lokasi ini cukup strategis dengan pertimbangan :

a.         Lokasi berdampingan dengan rumah sakit dan kecamatan.

b.        Terdapat sekitar 5 dokter praktek umum dan 3 bidan. 2 dokter berjarak 100 meter dan 1 bidan 75 meter. Terdapat juga Rumah sakit yang berjarak sekitar 1 km dan perkampungan penduduk. Lokasi ini juga dekat dengan pusat keramaian diantaranya yaitu pasar besar gedeg, sekolahan.

B.                 Populasi

Populasi penduduk di sekitar lokasi pendirian apotek tergolong cukup tinggi. Populasi tersebut merupakan perpaduan antara masyarakat golongan ekonomi menengah kebawah dan menengah keatas dengan proporsi yang relatif seimbang. Beberapa hal yang perlu diketahui tentang populasi adalah:

a.    Jumlah penduduk

b.    Pola penyakit         

c.    Mortalitas dan Morbiditas

d.   Jumlah Dokter Praktek

e.    Jumlah apotek

C.                Perancangan Jasa Pelayanan

Pelayanan yang ditawarkan Apotek SANDY antara lain meliputi pelayanan resep, non resep, jasa kurir (antar obat) serta pelayanan informasi obat (konsultasi). Sebagai apotek baru, Apotek SANDY berusaha melakukan pelayanan sebaik mungkin dengan pelayanan yang cepat dan tepat untuk memenuhi kepuasan konsumen.

a.    Ketersediaan pelayanan

Pelayanan kefarmasian dilakukan selama 6 hari dalam seminggu. Hari Senin sampai Sabtu buka pada jam 08.00-22.00 WIB.

b.   Kapasitas pelayanan

Resep-resep non racikan dikerjakan kurang dari 15 menit sedangkan untuk resep racikan tidak lebih dari 30 menit. Layanan antar obat dapat ditawarkan bagi pasien yang rumahnya relatif dekat dengan pemesanan obat dapat dilakukan oleh pasien melalui telepon (on call delivery service).

D.                Produk

            Apotek merupakan suatu bidang usaha yang menyediakan produk dan jasa. Dalam kegiatan operasionalnya apotek diharapkan memiliki orientasi kepada pasien (patient oriented), tidak hanya pada produk (product oriented). Untuk mendukung pelayanan yang berorientasi kepada pasien (patient oriented), apotek menyediakan pelayanan konseling dan informasi tentang obat yang digunakan oleh pasien. Apotek SANDY menyediakan obat-obatan, kosmetika, alat kesehatan, suplemen, vitamin dan obat tradisional. Dalam perencanaan produk (pemilihan dan pengadaan) disesuaikan dengan permintaan masyarakat (kecepatan penjualan), pola penyakit yang sering terjadi, dan pola peresepan yang sering ditulis oleh dokter.

E.                 Pangsa Pasar

Potensi pasar akan menyesuaikan pada jumlah permintaan atas barang dan jasa yang disediakan oleh apotek dalam ruang lingkup pasarnya. Apotek SANDY yang terletak di jalan Gedeg no 46 diharapkan mampu menjadi tempat pelayanan kefarmasian bagi seluruh lapisan masyarakat.

F.                 Pesaing

            Apotek SANDY berdekatan dengan Rumah Sakit yang juga memiliki apotek sendiri, dan dalam radius ± 4 km terdapat 1 apotek lain. Namun pada pelaksanaannya, apotek SANDY akan menjalin kerjasama dengan pesaing dalam rangka peningkatan pelayanan dan pengadaan perbekalan farmasi.

1.3.1.2  Analisis Titik Impas (Break Even)

Apotek dikatakan “break even” apabila didalam laporan perhitungan laba ruginya pada periode tertentu, apotek tersebut tidak memperoleh laba dan juga tidak mendapat kerugian. Dari Analisis Break Even (ABE), pengelola apotek dapat mengetahui pada volume (jumlah) penjualan berapakah apotek yang bersangkutan tidak menderita kerugian dan tidak memperoleh keuntungan (laba). Analisis ini dilakukan untuk mempertahankan dan meningkatkan eksistensi apotek di tengah masyarakat serta menetapkan suatu target penjualan dalam kurun waktu yang ditetapkan supaya apotek tidak mendapat kerugian. Kegunaan lain dari analisis ini juga dapat merencanakan profit yang diinginkan dan penentuan harga jual yang sebanding dengan perencanaan laba apotek.

1.3.2        Aim (Tujuan)

1.3.2.1  Analisis SWOT

Merupakan kependekan dari Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (kesempatan) dan Threats (ancaman). Tipe analisis ini berorientasi pada masa lalu dan saat ini. Daftar strengths (kekuatan) bisa sangat panjang karena mengenang masa lalu yang jaya, sedangkan daftar weaknesses (kelemahan) relatif sedikit karena bias pada pandangan ke belakang sehingga kurang relevan dengan masa depan. Oleh karena itu, strategi ini berangsur-angsur ditinggalkan.

1.3.2.2  Analisis TOWS

A.                Tipe analisis TOWS berorientasi pada masa depan. Dimulai dari membuat daftar ancaman (Threats) dan kesempatan (Opportunities) setelah itu baru faktor kelemahan (Weaknesses) dan kekuatan (Strengths). Diawali dengan kita memikirkan ancaman (Threats) maka kiata akan berfikir 3C (change, competitor, dan customer). Dalam pembuatan list ”TO” juga perlu dilihat faktor ”SW” sehingga bukan hanya dari faktor eksternalnya tetapi juga pada faktor internalnya. Faktor eksternalnya (opportunities/threats) diantaranya adalah budaya, penduduk, ekonomi, politik, teknologi, kreditur, suplier, distributor, pelanggan dan kompetitor. Sedangkan faktor internal (strengths/weaknesses) dapat berupa modal, manajemen, performa, profitabilitas, produktivitas, kompetensi pegawai, inovasi dan posisi apotek pada pasar.

B.            Dalam pendirian sebuah unit usaha diperlukan  analisis terlebih dahulu mengenai faktor internal dan faktor eksternal yang akan mempengaruhi kinerja apotek di masa yang akan datang. Analisis mengenai faktor eksternal memampukan kita untuk mengenal hal lain di luar sistem dan kinerja apotek yang turut mempengaruhi perkembangan apotek. Setelah melakukan analisis mengenai faktor eksternal, kita dapat memilah-milah kondisi dari faktor eksternal yang merugikan atau menguntungkan unit usaha. Sedangkan analisis mengenai faktor internal lebih bertujuan untuk melakukan evaluasi terhadap sistem dan kinerja yang telah dilakukan.

Dari analisis faktor eksternal dan internal tersebut dapat dibuat beberapa strategi yang menggabungkan komponen-komponen di dalamnya. Strategi yang dapat dibuat antara lain :

1.    Strategi TW

Memadukan antara ancaman (threats) dengan kelemahan (weaknesses). Dalam hal ini terjadi kondisi yang membahayakan. Oleh karena itu, sebisa mungkin kondisi ini dihindari.

2.    Strategi OW

Menggunakan kesempatan yang ada untuk mengurangi kelemahan yang muncul. Dalam kondisi ini apotek dapat meminimalkan kelemahan yang ada dan memaksimalkan kesempatan yang ada.

3.    Strategi TS

Memadukan antara ancaman (threats)  dengan kekuatan (strengths). Dalam kondisi ini, ancaman yang ada ditanggulangi dengan memanfaatkan seluruh kekuatan yang dimiliki.

4.    Strategi OS

Memadukan antara kesempatan (opportunities) dengan kekuatan (strengths). Dalam kondisi ini sebisa mungkin mengambil seluruh kesempatan yang ada dengan menggunakan kekuatan semaksimal mungkin sehingga diharapkan dapat memperoleh hasil yang maksimal pula.

Melalui beberapa strategi yang sudah dijelaskan, dapat disusun sebuah matrix strategi apotek SANDY,  matriks strategi TOWS apotek SANDY dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 1.1 Matriks strategi TOWS apotek SANDY

TO        WS	Threats (Ancaman)	Opportunities (Kesempatan)
	1.   Praktek dokter yang melakukan dispensing 2.   Terdapat apotek yang sudah lama berdiri 3.   Masyarakat yang masih belum memahami peran apoteker	1.  Dekat dengan praktek dokter umum, bidan praktek dan juga beberapa pusat keramaian 2.  Jumlah penduduk yang cukup padat. 3.  Memberikan pelayanan Pharmaceutical Care yang lebih baik dari apotek lain di sekitar perumahan
Weaknesses (Kelemahan)	Strategi TW	Strategi OW
1.    Apoteker baru lulus dan kurang berpengalaman 2.    Pola penggunaan obat dimasyarakat sekitar apotek belum diketahui 3.    Obat yang tersedia masih terbatas jenis dan jumlahnya 4.    Apotek merupakan apotek baru sehingga belum punya pelanggan tetap dan belum mendapat kepercayaan penuh dari masyarakat	1.    Berkomunikasi aktif dengan dokter mengenai obat-obatan yang biasa diresepkan 2.    Pembelian sediaan farmasi dan alkes yang lebih diperlukan masyarakat 3.    Menjalin kerjasama dengan apoteker apotek lain di sekitar apotek 4.    Mengadakan survey secara berkelanjutan kepada masyarakat tentang obat	1.    Menjalin kerjasama dengan rumah sakit dan dokter  sekitar apotek 2.    Melakukan promosi baik lisan maupun brosur melalui kegiatan masyarakat sekitar 3.    Membuka layanan konsultasi untuk pelanggan 4.    Mencari informasi penggunaan obat maupun penyakit masyarakat sekitar apotek di rumah sakit
Strengths (Kekuatan)	St                 Srategi TS	S            Srategi OS
1.    Apotek dimiliki dan dikuasai sepenuhnya oleh apoteker dan selalu berada di apotek 2.    Mengutamakan pelayanan informasi dan edukasi 3.    Memberikan jasa layan antar pemesanan obat 4.    Memberikan pelayanan yang ramah, cepat, lengkap dan tepat berdasarkan pharmaceutical care	1.    Menciptakan program yang berbeda dengan apotek lain (konsep layanan patient oriented) yang berdasarkan Pharmaceutical Care. 2.    Melakukan pendekatan pada warga melalui penyuluhan-penyuluhan, leaflet, brosur, spanduk, dan kegiatan pemberdayaan kesehatan lainnya 3.    Melakukan rekrutmen SDM dengan persyaratan yang kompetitif	1.    Menjalin kerjasama dengan rumah sakit dan dokter  yang ada di sekitar apotek 2.    Memperkenalkan apotek pada warga perumahan melalui leaflet dan spanduk 3.    Memberikan jasa layan antar secara cepat dan tepat

1.3.3        Action (Tindakan)

Action terdiri dari 4 E yaitu: Engineering (persiapan), Education (pengarahan),  Enforcement (pendorongan), dan Evaluation (evaluasi). Kegiatan ini mencakup tiga komponen yaitu regulasi, edukasi dan manajerial yang disingkat REM. Contoh antisipasi sebelum dan sesudah terjadinya masalah di apotek:

Tabel 1.2 Perkiraan Masalah dan Strategi Pemecahan Masalah di Apotek

Masalah	Pemecahan masalah
	Regulasi	Edukasi	Manajerial
·    Angka penjualan rendah pada awal berdiri ·    Apotek sepi	·         Pesan obat dan perbekalan farmasi dalam jumlah sedikit tapi sering ·         Bekerjasama  dengan Apotek lain_untuk pengadaan barang	·         Peningkatan_kualitas pelayanan ·         Peningkatan kualitas SDM dan fasilitas pelayanan	Peningkatan promosi_baik melalui_brosur atau spanduk di depan_apotek dengan memberikan nilai-nilai plus apotek.
·      Salah memberikan obat	·         Membuat Standard Operating Procedure (SOP) atau  Protap pelayanan lebih jelas	·         Pada_saat_penyerahan obat, apoteker/AA di minta_untuk_lebih teliti ·         Untuk_obat beresiko_tinggi dipisahkan  berdasarkan_kelas terapinya	Mengganti obat yang salah dengan obat yang benar dengan komunikasi yang baik
·    Obat kadaluarsa	·         Pencatatan di buku Expired Date (ED) ·         Pada waktu pembelian jangan terima_barang dengan ED dekat	·         Penataan_barang secara FIFO dan FEFO	Pemusnahan barang yang ED dengan membuat berita_acara pemusnahan obat
·    Stok obat kurang atau tidak ada	·         Pencatatan di buku defecta	·         Mendata obat yang sering_di_resepkan dokter dan obat yang sering dibeli masyarakat (swamedikasi)	Kerjasama dengan apotek lain
·    Obat hilang	·      Pencatatan di kartu stok dan kartu gudang	·         Sewaktu-waktu diadakan pemeriksaan jumlah obat	Meningkatkan sistem pengawasan

1.3.4        Assessment (Monitoring dan evaluasi)

Merupakan monitoring atau evaluasi terhadap proses dan hasil yang dicapai oleh apotek SANDY. Evaluasi yang dilakukan meliputi pencapaian tujuan pada jangka waktu tertentu apakah sudah sesuai dengan tujuan bisnis apotek yaitu untuk mencapai laba target per tahunnya. Selain itu evaluasi juga dilakukan terhadap kinerja karyawan, pelayanan dan administrasi untuk membenahi sistem dalam apotek.

1.3.5        Adjustment (Penyesuaian)

Merupakan usaha untuk melakukan penyesuaian dan perbaikan terhadap kesalahan dan kekurangan dari setiap pelaksanaan kegiatan di apotek. Penyesuaian dan perbaikan dapat dilakukan pada prosedur pelayanan, sistem pengadaan, metode promosi dan pemasaran, serta peningkatan motivasi kerja karyawan. Tujuan adjustment antara lain diperoleh hasil yang lebih baik dari waktu ke waktu dan diharapkan dapat meningkatkan pendapatan apotek serta kepuasan pelanggan.

Oleh:

Sandy Widya Epafras, S.Farm

051213143161

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER

PERIODE 96