Contoh I
INDUSTRI ALAT BERAT
Pemeriksaan dilakukan terhadap pengeluaran Biaya dari suatu bagian xyz. Laporan ditujukan kepada Wakil Direktur Keuangan dengan suatu memorandum yang mengikhtisarkan komenta-komentar Pemeriksa. Laporan dibatasi untuk temuan-temuan kekurang efesienan. Pada laporan terdapat judul-judul yang mengikhtisarkan rekomendasi pemeriksa diikuti dengan analisa-analisa lengkap mengenai kondisi-kondisinya.
Memo yang disampaikan dan beberapa kutipan dari salah satu temuan dikemukakan dalam uraian berikut ini:
KEPADA : WAKIL DIREKTUR KEUANGAN
DARI : KEPALA BAGIAN PEMERIKSAAN INTERN
SUBYEK : Pemeriksaan Biaya Bagian XYZ
Bagian Pemeriksaan Intern telah melakukan pemeriksaan atas catatan-catatan akuntansi biaya dan prosedur-prosedur pada Bagian XYZ. Catatan-catatan bulan Mei 19xx telah diperiksa secara lengkap dan catatan-catatan untuk bulan-bulan lainnya telah diuji secukupnya. Ikhtisar hasil pemeriksaan adalah sebagai berikut:
1. Pembebanan-pembebanan untuk jasa-jasa daripihak ketiga harus diperiksa secara lengkap untuk menghindarkan pembayaran-pembayaran lebih.
2. Lemahnya pengendalian mengakibatkan terjadinya duplikasi pembayaran upah buruh.
3. Efisiensi pelaksanaan dari kegiatan-kegiatan harus dievaluasi melalui norma-norma teknis.
4. Biaya listrik pada beberapa pabrik harus diperiksa.
5. Pemborosan pemakaian lebih tidak dihitung atas dasar biaya berjalan.
6. Mandor menyetujui slip dari kas kecil yang mereka pegang.
Kami telah membicarakan rekomendasi-rekomendasi lainnya dengan bagian Akuntansi yaitu agar:
1. Perkiraan 401 biaya-biaya pengiriman yang telah dibebankan kepada persedian M & S dan
2. Menyepurnakan penjelasan-penjelasan ”journal voucher”
Tindakan-tindakan perbaikan telah dilaksanakan
Laporan ini telah dibahas dengan Pengawas Umum Bagian XYZ, Kepala Bagian Akuntansi dan Kepala Bagian Teknik.
Komentar-komentar mereka dituangkan dalam laporan lengkap.
Bagian Pemeriksa Intern
3. Effisiensi Pelaksanaan Kegiatan Harus Dievaluasi Melalui Norma-norma Teknis.
3.1. Pengamatan
Pengamatan lapangan dan diskusi-diskusi dengan petugas operasi menunjukkan bahwa pengendalian atas biaya buruh harus disempurnakan melalui norma-norma teknis selagi suatu cara untuk dapat mengukur efisiensi dan produktivitas dari masing-masing tingkatan mandor.
A. Suatu pengujian lapangan (tanggal 2 Agustus) terhadap 5 petugas yang diberi tugas memperbaiki stasiun 21 menunjukkan bahwa:
1. Waktu reperasi adalah 8 jam untuk setiap petugas
2. Selama pengamatan lapangan yaitu jam 11.10 stasiun 21 tidak ada yang mengawasi
3. Tidak ada alat-alat reperasi yang dapat dijadikan bukti.
4. Lima orang pekerja ditemui sedang duduk dalam truk yang berada di dekat lokasi stasiun 21.
5. Mandor tidak melaksanakan pengecekan fisik terhadap pegawai-pegawai yang berada dalam pengawasannya. Komunikasi hanya dilakukan dengan radio.
Pada pengamatan lapangan berikutnya yaitu pada waktu penggantian regu pekerja ditemukan seorang pegawai sedang tidur pada bagian pengendalian operasi.
B. Prosentase penggunaan alat-alat, suatu pengukuran operasional yang penting ditentukan dari beberapa mandor yang bertugas melakukan pengamatan selama jam kerja normal.
Waktu yang terpakai termasuk waktu menganggur dan waktu istirahat. Kartu-kartu peralatan yang disusun oleh operator-operator peralatan yang menunjukkan waktu menganggu, tidak menjangkau sampai pada effisiensi penggunaan peralatan. Laporan dilanjutkan dengan suatu analisa statistik dan pembicaraan lanjutan atas kondisi-kondisi yang ditemukan dalam pemeriksaan.
3.2. Rekomendasi
Kami menyarankan agar bagian ini mempertimbangkan pembuatan program pengujian skala kecil untuk menyusun norma-norma teknis.
Penyusunan norma-norma dapat dimulai dalam bidang-bidang produksi yang mudah didefinisikan dan diukur.
Semua informasi yang diperlukan untuk menentukan efisiensi harus dipertimbangkan sampai pada penggunaan peralatan dan tenaga manusia.
3.3. Komentar dari Bagian Akuntansi
Norma-norma teknis harus ditetapkan lebih dahulu. Tanpa norma tersebut pengujian tidak akan efektif.
3.4 Komentar dari Pengawas Umum
Kami harus menetapkan suatu sistem standar pemeliharaan pada dua pabrik. Standar tersebut didasarkan pada data historis dan suatu sistem yang efektif. Keduanya adalah program percontohan. Jika ternyata hasilnya memuaskan maka kami bermaksud untuk lebih memperluasnya lagi.
Contoh II
PERUSAHAAN PEMINTALAN
Laporan ini mencakup pemeriksaan terhadap Bagian Perajutan pada perusahaan pemintalan. Laporan dibuat oleh Bagian Pemeriksaan intern ditujukan kepada pimpinan Bagian yang diperiksa. Salinan laporan dikirimkan kepada Direktur Utama Perusahaan, Direktur Keuangan dan Direktur Akuntansi Perusahaan.
Laporan dikirimkan dengan suatu surat pengantar.
Laporan dimulai dengan lingkup pemeriksaan yang menunjukkan luasnya pemeriksaan yang dicakup. Selanjutnya temuan-temuan diringkas dan dibagi menjadi masalah dimana telah diadakan tindakan dan masalah dimana masih diperlukan tindakan.
Ringkasan diikuti dengan temuan-temuan yang dikelompokkan dalam group-group sesuai dengan aktivitas fungsional.
Laporan ditandatangani Pimpinan Bagian Pemeriksaan Intern.
LAPORAN PEMERIKSAAN INTERN
PEMERIKSAAN BAGIAN PERAJUTAN
Ruang Lingkup Pemeriksaan
Pemeriksaan kami mencakup analisa oeprasi pada Pabrik Pusat Pelayanan pada Langganan dan kantor Perajutan. Kami memeriksa kebijaksanaan dan prosedur yang diikuti dalam pembukuan pesanan. Pembuatan faktur, pengiriman, penerimaan, klaim , pembelian, pembayaran upah, pengendalian terhadap pemborosan, pemeriksaan kualitas, jadwal produksi dan pengendalian.
Ringkasam temuan
A. Masalah-masalah yang telah ditanggulangi.
1. Perbaikan prosedur-prosedur yang mencakup pembungkus, pengiriman dan penagihan penjualan eceran diharapkan menghasilkan tambahan pendapatan sebesar Rp. 129.000.000.000,00 per tahun.
2. Terdapat pengurangan kerja lembur bernilai sebesar Rp. 14.000.000,00 per tahun.
3. Pembukuan kembali sebesar Rp 3.000.000,00 kelebihan utang biaya pengiriman barang, akibat kesalahan penghitungan potongan harga faktur pembelian barang.
4. Perbaikan penanganan terhadap upah yang tidak diklaim, disesuaikan dengan kebijaksanaan perusahaan.
5. Menghentikan pembebanan kepada perusahaan, pemakaian telepon pribadi personalia bagian penjualan.
B. Masalah-masalah yang masih perlu ditanggulangi
1. Perbaikan pengendalian terhadap penerimaan kas bagi penjualan eceran.
2. Perbaikan pengendalian terhadap pertanggungjawaban order pembelian.
3. Penetapan prosedur untuk menjamin kualitas material dan supplies yang diterima sesuai dengan uang yang dibayar.
4. Perbaikan pengendalian terhadap Bill of Lading untuk menjamin semua barang yang dikirimkan ditagih.
5. Penetapan pengendalian rutin berkenaan dengan penggunaan truk dan pembelian bahan bakar.
6. Diperlukan pemeriksaan medis bagi karyawan baru.
7. Potongan asuransi yang tepat bagi para karyawan.
8. Hitung dengan tepat potongan-potongan pajak pendapatan yang harus ditahan perusahaan.
9. Laksanakan kebijaksanaan perusahaan mengenai penghentian pekerja.
10. Ikuti kebijaksanaan perusahaan mengenai:
a. Persetujuan atas waktu pesanan
b. Biaya perjalanan yang dibayar dari kas kecil
c. Penggajian dan peraturan-peraturan kerja
d. Pengumuman peraturan-peraturan perusahaan
e. Penyiapan wawancara.
11. Hindarkan salinan-salinan laporan serta fotocopy yang tidak perlu
12. Sempurnakan pengendalian serta pertanggungjawaban terhadap pengerahan persediaan.
13. Konsolidasikan pengiriman-pengiriman antara pabrik: diperkirakan penghematan tahunan sebesar Rp 1.300.000,00.
14. Tetapkan program pemakaian serta pengendalian terhadap spareparts untuk mendapatkan biaya pemeliharaan dan penyediaan sparepart yang wajar bagi setiap mesin.
15. Siapkan program untuk penentuan secara cermat serta pelaporannya, pemborosan-pemborosan yang timbul pada setiap operasi produksi.
16. Sesuaikan lembaran catatan waktu pegawai dengan kebijaksanaan perusahaan.
17. Kembangkan prosedur operasi tertulis bagi para pelatih, serta koordinasikan aktivitas.
18. Larang tamu-tamu yang tidak berkepentingan berada dalam wilayah pabrik untuk menghindarkan kecelakaan-kecelakaan yang mungkin menjadi beban perusahaan dan untuk menjaga keamanan.
19. Tangani dengan baik dan pada waktunya tindak lompat terhadap order pembelian.
TEMUAN TERPERINCI DAN REKOMENDASI
1. Penjualan Cicilan
A. Pengujian-pengujian yang diadakan mengungkapkan bahwa kira-kira 10 % dari barang yang dikirimkan tidak ditagih karena terdapat perbedaan kuantitas antara dokumen pengiriman dengan faktur karena terdapat kesalahan dalam mengukur kuantitas yang dibungkus. Penerapan prosedur-prosedur untuk menyakinkan bahwa semua kuantitas ditagih, akan menghasilkan tambahan pendapatan sebesar Rp. 129.000.000,00 per tahun berdasarkan proyeksi volume penjualan sekarang. Prosedur untuk menjamin kecermatan pembungkus, pengiriman dan penagihan telah diterapkan.
B. Internal control terhadap penerimaan kas untuk penjualan eceran ternyata lemah dengan adanya pegawai penerima kas yang merangkap penyiapan dokumen-dokumen penjualan asli. Selain itu dokumen penjualan tersebut tidak bernomor urut.
INDUSTRI ALAT BERAT
Pemeriksaan dilakukan terhadap pengeluaran Biaya dari suatu bagian xyz. Laporan ditujukan kepada Wakil Direktur Keuangan dengan suatu memorandum yang mengikhtisarkan komenta-komentar Pemeriksa. Laporan dibatasi untuk temuan-temuan kekurang efesienan. Pada laporan terdapat judul-judul yang mengikhtisarkan rekomendasi pemeriksa diikuti dengan analisa-analisa lengkap mengenai kondisi-kondisinya.
Memo yang disampaikan dan beberapa kutipan dari salah satu temuan dikemukakan dalam uraian berikut ini:
KEPADA : WAKIL DIREKTUR KEUANGAN
DARI : KEPALA BAGIAN PEMERIKSAAN INTERN
SUBYEK : Pemeriksaan Biaya Bagian XYZ
Bagian Pemeriksaan Intern telah melakukan pemeriksaan atas catatan-catatan akuntansi biaya dan prosedur-prosedur pada Bagian XYZ. Catatan-catatan bulan Mei 19xx telah diperiksa secara lengkap dan catatan-catatan untuk bulan-bulan lainnya telah diuji secukupnya. Ikhtisar hasil pemeriksaan adalah sebagai berikut:
1. Pembebanan-pembebanan untuk jasa-jasa daripihak ketiga harus diperiksa secara lengkap untuk menghindarkan pembayaran-pembayaran lebih.
2. Lemahnya pengendalian mengakibatkan terjadinya duplikasi pembayaran upah buruh.
3. Efisiensi pelaksanaan dari kegiatan-kegiatan harus dievaluasi melalui norma-norma teknis.
4. Biaya listrik pada beberapa pabrik harus diperiksa.
5. Pemborosan pemakaian lebih tidak dihitung atas dasar biaya berjalan.
6. Mandor menyetujui slip dari kas kecil yang mereka pegang.
Kami telah membicarakan rekomendasi-rekomendasi lainnya dengan bagian Akuntansi yaitu agar:
1. Perkiraan 401 biaya-biaya pengiriman yang telah dibebankan kepada persedian M & S dan
2. Menyepurnakan penjelasan-penjelasan ”journal voucher”
Tindakan-tindakan perbaikan telah dilaksanakan
Laporan ini telah dibahas dengan Pengawas Umum Bagian XYZ, Kepala Bagian Akuntansi dan Kepala Bagian Teknik.
Komentar-komentar mereka dituangkan dalam laporan lengkap.
Bagian Pemeriksa Intern
3. Effisiensi Pelaksanaan Kegiatan Harus Dievaluasi Melalui Norma-norma Teknis.
3.1. Pengamatan
Pengamatan lapangan dan diskusi-diskusi dengan petugas operasi menunjukkan bahwa pengendalian atas biaya buruh harus disempurnakan melalui norma-norma teknis selagi suatu cara untuk dapat mengukur efisiensi dan produktivitas dari masing-masing tingkatan mandor.
A. Suatu pengujian lapangan (tanggal 2 Agustus) terhadap 5 petugas yang diberi tugas memperbaiki stasiun 21 menunjukkan bahwa:
1. Waktu reperasi adalah 8 jam untuk setiap petugas
2. Selama pengamatan lapangan yaitu jam 11.10 stasiun 21 tidak ada yang mengawasi
3. Tidak ada alat-alat reperasi yang dapat dijadikan bukti.
4. Lima orang pekerja ditemui sedang duduk dalam truk yang berada di dekat lokasi stasiun 21.
5. Mandor tidak melaksanakan pengecekan fisik terhadap pegawai-pegawai yang berada dalam pengawasannya. Komunikasi hanya dilakukan dengan radio.
Pada pengamatan lapangan berikutnya yaitu pada waktu penggantian regu pekerja ditemukan seorang pegawai sedang tidur pada bagian pengendalian operasi.
B. Prosentase penggunaan alat-alat, suatu pengukuran operasional yang penting ditentukan dari beberapa mandor yang bertugas melakukan pengamatan selama jam kerja normal.
Waktu yang terpakai termasuk waktu menganggur dan waktu istirahat. Kartu-kartu peralatan yang disusun oleh operator-operator peralatan yang menunjukkan waktu menganggu, tidak menjangkau sampai pada effisiensi penggunaan peralatan. Laporan dilanjutkan dengan suatu analisa statistik dan pembicaraan lanjutan atas kondisi-kondisi yang ditemukan dalam pemeriksaan.
3.2. Rekomendasi
Kami menyarankan agar bagian ini mempertimbangkan pembuatan program pengujian skala kecil untuk menyusun norma-norma teknis.
Penyusunan norma-norma dapat dimulai dalam bidang-bidang produksi yang mudah didefinisikan dan diukur.
Semua informasi yang diperlukan untuk menentukan efisiensi harus dipertimbangkan sampai pada penggunaan peralatan dan tenaga manusia.
3.3. Komentar dari Bagian Akuntansi
Norma-norma teknis harus ditetapkan lebih dahulu. Tanpa norma tersebut pengujian tidak akan efektif.
3.4 Komentar dari Pengawas Umum
Kami harus menetapkan suatu sistem standar pemeliharaan pada dua pabrik. Standar tersebut didasarkan pada data historis dan suatu sistem yang efektif. Keduanya adalah program percontohan. Jika ternyata hasilnya memuaskan maka kami bermaksud untuk lebih memperluasnya lagi.
Contoh II
PERUSAHAAN PEMINTALAN
Laporan ini mencakup pemeriksaan terhadap Bagian Perajutan pada perusahaan pemintalan. Laporan dibuat oleh Bagian Pemeriksaan intern ditujukan kepada pimpinan Bagian yang diperiksa. Salinan laporan dikirimkan kepada Direktur Utama Perusahaan, Direktur Keuangan dan Direktur Akuntansi Perusahaan.
Laporan dikirimkan dengan suatu surat pengantar.
Laporan dimulai dengan lingkup pemeriksaan yang menunjukkan luasnya pemeriksaan yang dicakup. Selanjutnya temuan-temuan diringkas dan dibagi menjadi masalah dimana telah diadakan tindakan dan masalah dimana masih diperlukan tindakan.
Ringkasan diikuti dengan temuan-temuan yang dikelompokkan dalam group-group sesuai dengan aktivitas fungsional.
Laporan ditandatangani Pimpinan Bagian Pemeriksaan Intern.
LAPORAN PEMERIKSAAN INTERN
PEMERIKSAAN BAGIAN PERAJUTAN
Ruang Lingkup Pemeriksaan
Pemeriksaan kami mencakup analisa oeprasi pada Pabrik Pusat Pelayanan pada Langganan dan kantor Perajutan. Kami memeriksa kebijaksanaan dan prosedur yang diikuti dalam pembukuan pesanan. Pembuatan faktur, pengiriman, penerimaan, klaim , pembelian, pembayaran upah, pengendalian terhadap pemborosan, pemeriksaan kualitas, jadwal produksi dan pengendalian.
Ringkasam temuan
A. Masalah-masalah yang telah ditanggulangi.
1. Perbaikan prosedur-prosedur yang mencakup pembungkus, pengiriman dan penagihan penjualan eceran diharapkan menghasilkan tambahan pendapatan sebesar Rp. 129.000.000.000,00 per tahun.
2. Terdapat pengurangan kerja lembur bernilai sebesar Rp. 14.000.000,00 per tahun.
3. Pembukuan kembali sebesar Rp 3.000.000,00 kelebihan utang biaya pengiriman barang, akibat kesalahan penghitungan potongan harga faktur pembelian barang.
4. Perbaikan penanganan terhadap upah yang tidak diklaim, disesuaikan dengan kebijaksanaan perusahaan.
5. Menghentikan pembebanan kepada perusahaan, pemakaian telepon pribadi personalia bagian penjualan.
B. Masalah-masalah yang masih perlu ditanggulangi
1. Perbaikan pengendalian terhadap penerimaan kas bagi penjualan eceran.
2. Perbaikan pengendalian terhadap pertanggungjawaban order pembelian.
3. Penetapan prosedur untuk menjamin kualitas material dan supplies yang diterima sesuai dengan uang yang dibayar.
4. Perbaikan pengendalian terhadap Bill of Lading untuk menjamin semua barang yang dikirimkan ditagih.
5. Penetapan pengendalian rutin berkenaan dengan penggunaan truk dan pembelian bahan bakar.
6. Diperlukan pemeriksaan medis bagi karyawan baru.
7. Potongan asuransi yang tepat bagi para karyawan.
8. Hitung dengan tepat potongan-potongan pajak pendapatan yang harus ditahan perusahaan.
9. Laksanakan kebijaksanaan perusahaan mengenai penghentian pekerja.
10. Ikuti kebijaksanaan perusahaan mengenai:
a. Persetujuan atas waktu pesanan
b. Biaya perjalanan yang dibayar dari kas kecil
c. Penggajian dan peraturan-peraturan kerja
d. Pengumuman peraturan-peraturan perusahaan
e. Penyiapan wawancara.
11. Hindarkan salinan-salinan laporan serta fotocopy yang tidak perlu
12. Sempurnakan pengendalian serta pertanggungjawaban terhadap pengerahan persediaan.
13. Konsolidasikan pengiriman-pengiriman antara pabrik: diperkirakan penghematan tahunan sebesar Rp 1.300.000,00.
14. Tetapkan program pemakaian serta pengendalian terhadap spareparts untuk mendapatkan biaya pemeliharaan dan penyediaan sparepart yang wajar bagi setiap mesin.
15. Siapkan program untuk penentuan secara cermat serta pelaporannya, pemborosan-pemborosan yang timbul pada setiap operasi produksi.
16. Sesuaikan lembaran catatan waktu pegawai dengan kebijaksanaan perusahaan.
17. Kembangkan prosedur operasi tertulis bagi para pelatih, serta koordinasikan aktivitas.
18. Larang tamu-tamu yang tidak berkepentingan berada dalam wilayah pabrik untuk menghindarkan kecelakaan-kecelakaan yang mungkin menjadi beban perusahaan dan untuk menjaga keamanan.
19. Tangani dengan baik dan pada waktunya tindak lompat terhadap order pembelian.
TEMUAN TERPERINCI DAN REKOMENDASI
1. Penjualan Cicilan
A. Pengujian-pengujian yang diadakan mengungkapkan bahwa kira-kira 10 % dari barang yang dikirimkan tidak ditagih karena terdapat perbedaan kuantitas antara dokumen pengiriman dengan faktur karena terdapat kesalahan dalam mengukur kuantitas yang dibungkus. Penerapan prosedur-prosedur untuk menyakinkan bahwa semua kuantitas ditagih, akan menghasilkan tambahan pendapatan sebesar Rp. 129.000.000,00 per tahun berdasarkan proyeksi volume penjualan sekarang. Prosedur untuk menjamin kecermatan pembungkus, pengiriman dan penagihan telah diterapkan.
B. Internal control terhadap penerimaan kas untuk penjualan eceran ternyata lemah dengan adanya pegawai penerima kas yang merangkap penyiapan dokumen-dokumen penjualan asli. Selain itu dokumen penjualan tersebut tidak bernomor urut.
