Setelah mengikuti sesi ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan…
• pentingnya melakukan pencatatan barang milik daerah yang dikelola oleh sekolah/madrasah (selanjutnya disebut barang miliksekolah/madrasah atau BMS);
• pencatatan penerimaan dan penggunaan barang habis pakai; dan
• pencatatandan penempatanbarangtidakhabis pakai dan memberikan kode barang untuk inventarisasi barang miliksekolah/madrasah.
1. Latar Belakang dan Pengertian Pencatatan Barang MilikSekolah/Madrasah.
2. PenanggungjawabdanJenisBarangMilik Sekolah/Madrasah.
3. Pencatatan Penerimaan, Penyimpanan dan Penggunaan Barang MilikSekolah/ Madrasah.
4. Penulisan Kode Barang.
• PP 6/2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah dan PP 38/2008 tentang Perubahan atas PP 6/2006.
• Permendagri 17/2007 tentang Pedoman Teknis PengelolaanBarangMilikDaerah (Pasal3, Pasal 6 Ayat 5, dan Lampirannya)
• Peraturan Menteri Keuangan 29/PMK.06/2010 tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara.
• Sebagai prosesinventarisasi kekayaan daerah dimana BMS merupakan salah satu unsurnya.
• Menjaga kondisi BMSguna memastikan pelayanan pendidikan dapat berjalan secara normal.
• Sebagai bentuk pengamanan barang daerah yang dikuasakan penggunaannya kepada sekolah.
• Dasarpenyusunan Neraca daerah karena BMS adalah bagian dari barang daerah.
…merupakan barangmilikdaerahyang dikelola
oleh sekolah, terdiri dari:
• Barang habis pakai – yaitu barang habis dipakai dalam pelaksanaanbelajarmengajardi sekolah dengan masa pakai kurang dari satu tahun (contoh:kapurtulis, ATKdll)
• Barang tidak habis pakai – yaitu barang yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun dan dapat digunakan berulangkali (contoh: meja, kursi, komputer, mesin tik, dll)
• Pembelian yang dilakukan sekolah/madrasah.
•
• Sumbangan dari:
• Pemerintah
• Provinsi
• Kabupaten/Kota
• Perusahaan
• Hibah donor
• Masyarakat
• Lainnya.
Kepala Sekolah sebagai kuasa pengguna barang daerah atau yang kemudian mendelegasikannya kepada kepala tata usaha atau yang ditunjuk oleh kepala sekolah sebagai penanggung jawab pengelola barang milik sekolah.
• Pencatatan administrasi barang inventaris, pemberian kodefikasi,
• Inventarisasi dengan cara menerbitkan dan memasang daftar inventaris ruangan,
• Membuat laporan mutasi barang,
• Membuat laporan pengadaan barang inventaris secara berkala (pertriwulan),
• Mengawasi segala jenis perbaikan/pemeliharaan barang inventaris.
Penerimaan, penyimpanan dan penempatan/ penggunaan barang milik sekolah merupakan satu rangkaian kegiatan dalam rangka tertib administrasi pengelolaan barang milik sekolah.
1. Dilakukanolehkepalatatausahaataupenanggungjawab barang yang ditunjuk.
2. Dasarpenerimaanbarangialahsuratperintahkerja/sur t perjanjian kontrak/kontrakpengadaan barang yang ditandatanganioleh kepala sekolah.
3. Barangyangditerimaharusdisertaidokumenyangmenya akan macam/jenis, jumlah, harga, dan spesifikasibarang.
4.Barangditerimajikasesuaiisidokumenpadapoin3 diatas.
5. Jikaadakekuranganmakabarangditolakataubuattand terima sementara yang memuat sebab-sebab penerimaan sementara barang.
6. Pernyataan penerimaan barang sah apabila berita acara penerimaan barang telah ditanda tanganioleh kepala tata usaha.
Yang Menerima
(TTdan Nama Jelas)
• Menggunakan sistem kartu barang guna pemantauan persediaan dan penggunaan barang
• Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang
• Kartu barang disimpan dalam kotak atau file khusus, dan diurutkan secara alfabetis sesuai dengan nama barang.
• Setiap ada perubahan jumlah logistik, baik karena adanya pemasukan barang maupun pengeluaran barang harus secepatnya dicatat
• Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan persediaan barang pada saat itu.
• Bukti-bukti pemasukan barang disimpan dalam satu tempat atau map khusus yang berisi bukti-bukti penerimaan logistik secara berurutan sesuai tanggal penerimaan.
Nama Sekolah: Alamat: Nama Barang:
Pelaksanaan penyimpanan barang tersebut meliputi:
1. Menyimpan, mengatur, dan merawat.
2. Mencatat secara tertib dan teratur penerimaan barang, pengeluaran barang, dan keadaan persediaan barang ke dalam buku barang menurut jenisnya:
• kartu inventaris tanah
• kartu inventaris mesin dan peralatan
• Kartu inventaris gedung dan bangunan
• Kartu Inventaris aset tetap lainnya.
•
3. Membuat laporan berkala.
Kartu InventarisMesin/Peralatan ini digunakan juga untuk mencatat:
• Alat-alatangkutan:alatangkutandaratbermotor, alat angkutan darat tak bermotor, dll.
• Alat-alat bengkel dan alat ukur: alat bengkel bermotor, alat bengkel tak bermotor, dll.
• Alat-alatkantordanrumahtangga:alatkantor,alat rumah tangga, dll.
• Alat-alat laboratorium: unit alat laboratorium, alat peraga/prakteksekolah, dll.
KartuInventarisini digunakan untukmencatat setiap inventarisbangunan gedung.
Kartu Inventaris Aset Tetap Lainnya digunakan untuk mencatat:
a. Bukudan perpustakaan
Buku seperti Buku Umum, Filsafat, Agama, IPS, Ilmu Bahasa, Matematika dan IPA, Ilmu Pengetahuan Praktis, Arsitektur, Kesenian, Olahraga, Geografi, Biografi, Sejarah, dll.
b. Barang bercorakkesenian/kebudayaan
Barang bercorak kesenian/kebudayan seperti: pahatan, lukisan, alat-alat kesenian, alat olahraga, tanda penghargaan, dll.
c. Hewan/ternakdan tumbuhan
Hewan seperti binatang ternak, binatang unggas, binatang melata, ikan, dll sejenisnya. Tumbuhan-tumbuhan seperti pohon jati, pohon mahoni, pohon kenari, pohon asem dan lain-lain sejenisnya termasuk pohon ayoman/pelindung.
• Pemakaian dilakukan melalui kegiatan penempatan atau pengiriman barang dari gudang/tata usaha ke unitkerja sekolah(kelas, kantorguru, ruang kesenian, perpustakaan, dll).
• Fungsi penempatan adalah menyelenggarakan pengurusan pembagian/pelayanan barang secara tepat, cepat dan teratur sesuai dengan kebutuhan
• Barang-barang yang telah ditempatkan/dikirim harus dicatat di dalam Kartu Inventaris Ruang.
Kartu Inventaris Ruang ini ditempatkan di setiap ruang dan digunakan untuk mencatat inventaris yang berada di masing-masing ruangan.
Semua kartu inventaris harus diperbaharui (update) secara rutin minimal setiap enam bulan sekali atau setiap ada barang baru yang masuk ke sekolah.
Nomor register
Sekolah membeli 2 unit Pesonal Computer. Penulisan kode barang untuk PC tersebut adalah: PC 1: 02.06.03.02.01.003 PC 2: 02.06.03.02.01.004 Kode barang mengandung arti:
02: Kode golongan peralatan dan mesin
06: Kode bidang alat kantor
03: Kode kelompok komputer
• Kode sub-kelompok personal komputer
• Kode sub sub-kelompok PC unit 0003 dan 0004: Kode Register
Kode golongan dapat dilihat dalam referensi bahan bacaan.
• Nomor urut pencatatan dari setiap barang, pencatatan terhadap barang yang sejenis, tahun pengadaan sama, besaran harganya sama seperti meja dan kursi jumlahnya 150, maka pencatatannya dapat dilakukan dalam suatu format pencatatan dalam lajur register, ditulis: 0001 s/d 0150.
• Nomor register juga bisa diambil dari nomor rangka/ nomor produksi yang melekat pada barang yang dibeli. Misalnya: untuk komputer, bisa dilihat nomor unik yang tercantum di unit komputer tersebut dan dijadikan nomor register (cukup diambil 3-4 angka terakhir).
• Nomor register ini dicetak dan ditempel pada barang tidak habis pakai yang relevan.
