Patok duga (benchmarking)
A. Definisi Patok Duga
Patok duga (benchmarking)
muncul pada awal 1980, tetapi baru tahun 1990 mulai popular sebagai alat untuk
meningkatkan kinerja perusahaan. Patok duga merupakan suatu proses belajar
secara sistematika dan terus menerus untuk menganalisis tata kerja terbaik
untuk menciptakan dan mencapai tujuan dengan prestasi kelas dunia, dengan
membandingkan setiap bagian dari suatu perusahaan dengan perusahaan pesaing
yang paling unggul dalam kelas dunia. Dari defenisi patok duga tersebut
ada empat factor kunci yang akan dijelaskan lebih Lanjut yaitu :
1. Proses yang Berkesinambungan
Patok duga adalah perbaikan
diri sendiri (self improvement) dan proses manajemen yang harus
berkesinambungan agar makin efektif. Patok duga merupakan proses belajar secara
sistematis dan terus menerus, karena praktek-praktek industry secara konstan
berubah. Pemimpin industri secara konstan menjadi lebih kuat. Hanya
perusahaan-perusahaan yang mengejar patok duga secara disiplin yang akan berhasil
mencapai kinerja terbaik
.
2. Pengukuran
Pengukuran dapat
diselesaikan dengan dua cara. Praktek-praktek internal dan eksternal dapat
dibandingkan dan suatu pernyataan perbedaan yang signifikan dapat
didokumentasikan. Praktek-praktek dapat dikuantifikasikan untuk menunjukkan
suatu pengukuran analitis dari cela antara praktek-praktek. Ia
mengkuantifikasikan ukuran dari kesempatan. Matriks yang dihasilkan dari ukuran
itu adalah yang mencakup hanya satu pemikiran, yang paling disukai oleh para
manajer.
3. Produk, Jasa, dan Praktek
Patok duga dapat diterapkan
pada semua praktek-praktek dan metode proses, yang mendukung produk dan jasa
secara efektif agar memenuhi kepuasan pelanggan.
4. Perusahaan terkenal Sebagai Pemimpin
Industri dunia
Patok duga harus diarahkan
pada perusahaan-perusahaan dan fungsi-fungsi usaha yang diakui sebagai yang
terbaik atau sebagai pemimpin industri terbaik, seperti bank untuk pemrosesan
dokumen yang tanpa kesalahan. Contoh beberapa kandidat patok duga kelas dunia (world
class benchmarking candidates) adalah Sony, Edison,
MCI, dan lain-lain. Beberapa perusahaan terkenal yang termasyhur di Asiayang
dipilih oleh Asian Institute of Management (AIM) adalah SIA,
Ayala, Shell of Thailand, Cathay Pacific, Malaysia
Airlines, dan Bank Niaga.
B. Pemikiran Perlunya Benchmarking
(Patok Duga)
Dorongan untuk melakukan
patok duga ditentukan oleh faktor pemenuhan kepuasan pelanggan yang sifatnya
dinamis serta dapat meningkatkan daya saing dalam menghadap liberalisasi
perdagangan dan globalisasi ekonomi.
Patok duga dimaksudkan
untuk secara langsung meningkatkan efisiensi operasi dan strategi perusahaan.
Konsep patok duga mengarah pada orientasi budaya menuju usaha belajar,
peningkatan keterampilan karyawan, dan efisiensi yang pada gilirannya mengarah pada
proses perbaikan berkelanjutan.
Menurut Karlof dan Ostblom (1993:80),
konsep efisiensi yang ingin dicapai melalui patok duga mengandung 4 komponen
dasar, yaitu kualitas, harga, volume produksi, dan biaya produksi.
Patok duga digunakan untuk
menentukan proses yang akan diperrbaiki secara berkesinambungan, yang
menawarkan jalan tercepat untuk mencapai perbaikan kinerja yang nyata.
Faktor –faktor yang
dipertimbangkan untuk mendorong suatu perusahaan melakukan patok duga,adalah
sebagai berikut :
1. Komitmen terhadap
pelaksanaan manajemen mutu terpadu.
2. Fokus pada pelanggan.
3. Product to
market time.
4. Waktu siklus manufaktur.
5. Laba.
Dengan melaksanakan patok
duga, Roos (1994:141) mengemukakan manfaat-manfaat yang diperoleh berikut ini :
1. Perubahan Budaya Perusahaan
Patok duga memungkinkan
perusahaan menetapkan target kinerja baru yang realistis yang akan meyakinkan
setiap orang dalam organisasi mengenal kredibilitas target yang ingin dicapai.
2. Perbaikan Kinerja
Patok duga memungkinkan
perusahaan mengetahui adanya kesenjangan-kesenjangan tertentu dalam kinerja dan
proses yang akan diperbaiki. Hal ini bermanfaat bagi perancangan ulang produk
untuk memenuhi atau melampaui harapan pelanggan
3. Peningkatan Kemampuan Sumber Daya Manusia
Patok duga memberikan dasar
pelatihan karyawan. Para karyawan menyadari adanya kesenjangan antara apa yang
mereka kerjakan dan apa yang dikerjakan di perusahaan terbaik di kelasnya.
Usaha mengurangi kesenjangan memerlukan keterlibatan karyawan dalam setiap
pemecahan masalah dan perbaikan proses. Melalui keterlibatan tersebut, serta
setiap karyawan mengalami peningkatan kemampuan dan keterampilan.
C. Jenis-Jenis Benchmarking (Patok Duga)
Pada dasarnya terdapat
empat jenis patok duga yaitu :
1. Internal Benchmarking
Internal benchmarking
merupakan investigasi patok duga yang paling mudah diterapkan yaitu dengan
membandingkan operasi-operasi di antara fungsi-fungsi dalam organisasi itu
sendiri. Dengan demikian Internal Benchmarking dapat dikatakan
sebagai suatu paket upaya perbaikan terus-menerus untuk mengidentifikasi
praktek bisnis terbaik yang ada dalam lingkungan perusahaan sendiri. Sebagai
contoh, bila praktek bisnis di salah satu anak perusahaan atau unit bisnis
setelah diteliti memiliki informasi yang terbaik, maka sifat-sifat tertentu
yang unggul ini kemudian ditularkan kepada anak perusahaan yang lain atau unit
bisnis lain yang berada dalam kelompok perusahaan yang sama.
2 Competitive Benchmarking
Competitive Benchmarking
merupakan tingkatan yang lebih lanjut dari Internal Benchmarking.
Competitive Benchmarking berfungsi untuk memposisikan produk
perusahaan terhadap produk pesaing. Competitive Benchmarking diterapkan
untuk menciptakan atau meningkatkan daya saing serta mampu memperbaiki posisi
produk dalam pasar yang kompetitif. Melalui Competitive
Benchmarking akan diperoleh informasi tentang performansi terbaik dari
pesaing, dimana informasi ini dapat dipergunakan oleh perusahaan untuk
menciptakan produk yang lebih baik dari yang baik.
2. Fungsional Benchmarking
Fungsional Benchmarking merupakan
jenis patok duga yang tidak harus membatasi pada perbandingan terhadap pesaing
langsung. Fungsional Benchmarking dapat melakukan investigasi
pada perusahaan-perusahaan yang unggul dalam industri yang tidak sejenis.
Bagaimanapun relevansi dari perbandingan pada Fungsional
Benchmarking perlu dipertahankan melalui pendefenisian karakteristik
performansi yang harus serupa dengan fungsi-fungsi dari perusahaan.
4. Generic Benchmarking
Generic Benchmarking merupakan
jenis patok duga dimana beberapa fungsi bisnis dan proses adalah sama tanpa
memperdulikan ketidakserupaan atau ketidaksejenisan diantara
industri-industri. Generic Benchmarking membutuhkan
konseptualisasi yang komperhensi, serta merupakan jenis patok duga yang paling
sulit. Generic Benchmarking merupakan perluasan dari Fungsional
Benchmarking.
