Agar rencana penjualan yang telah disusun dan ditetapkan dapat diketahui sejauh mana realisasi pencapaiannya, maka perlu dilakukan pengendalian penjualan agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Dengan adanya pengendalian, kegiatan perusahaan lebih terarah dalam pencapaian tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengendalian penjualan meliputi analisa, penelaahan, dan penelitian yang diharuskan terhadap kebijaksanaan, prosedur, metode, dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki, dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi. (Willson and Campbell, 1995 : 259)
Pernyataan diatas dapat diartikan bahwa pengendalian penjualan menyangkut analisa, review dan studi mengenai kebijaksanaan prosedur, metode dan kegiatan sebenarnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki dengan biaya yang wajar, dan menghasilkan laba yang diperlukan untuk memperoleh rentabilitas yang diharapkan atas investasi modal. Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, bahwa pengendalian perlu dilakukan perusahaan agar rencana dan kebijaksanaan, pelaksanaannya tidak menyimpang. Hal ini dapat dilihat dalam ungkapan berikut ini :
Pengendalian menyangkut implementasi atau pelaksanaan kebijaksanaan, evaluasi pelaksanaan bawahan dan pengambilan tindakan koreksi pelaksanaan yang berada dibawah standar atau norma.
(Cushing, 1991 : 11).
Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk pengendalian adalah:
1. Menciptakan Standar
Standar merupakan kriteria atau tolak ukur untuk mengukur hasil pelaksanaan yang sudah dilakukan. Standar yang dibuat biasanya didasarkan pada kondisi atau kemampuan kerja normal.
2. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standar
Langkah ini dilakukan untuk mengetahui sampai sejauh mana penyimpangan yang telah terjadi. Untuk itu diperlukan perbandingan antara pelaksanaan kegiatan dengan standar yang telah ditetapkan pada langkah sebelumnya untuk mengetahui adanya gejala-gejala tentang penyimpangan yang terjadi.
3. Melakukan Tindakan Koreksi
Langkah terakhir ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan semua kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan rencana.
Pada dasarnya pengendalian berarti mengadakan tindak lanjut yang segera terhadap tendensi atau kondisi yang tidak memuaskan, sebelum berkembang menjadi kerugian yang besar. Controller dalam hal ini dapat membantu para eksekutif penjualan menyediakan fakta-fakta yang meyebabkan timbulnya kerugian tersebut.
1. Pelaksanaan Penjualan
Penjualan merupakan salah satu kegiatan yang penting dalam perusahaan, karena sebagian besar sumber pendapatan perusahaan berasal dari penjualan. Sehubungan dengan itu, maka ada beberapa tahapan penjualan yang harus dilakukan perusahaan agar penjualan yang akan dilakukan hasilnya efektif. Tahap-tahap penjualan itu diantaranya adalah :
a. Persiapan sebelum penjualan
Mempersiapkan tenaga penjualan, dengan memberikan pengertian tentang barang yang dijualnya, pasar yang dituju dan teknik penjualan yang harus dilakukan.
b. Penentuan lokasi pembeli potensial
Dengan mengunakan data pembeli yang lalu maupun yang sekarang, menentukan lokasi dari segmen pasar yang menjadi sasarannya.
c. Pendekatan pendahuluan
Dengan mengetahui produk yang sedang digunakan individu atau perusahaan dan bagaimana reaksinya terhadap produk yang digunakan tersebut. Mengetahui kebiasaan membeli konsumen, kesukaan terhadap produk tertentu dan sebagainya.
d. Melakukan penjualan
Dengan mengikat calon konsumen, baik melalui peragaan, iklan, dan lain-lain.
e. Pelayanan purna jual
Dengan pengangkutan barang ke konsumen, pemberian garansi, pemberian jasa reparasi, memberikan keyakinan kepada konsumen bahwa barang yang dibelinya bermanfaat.
Hal lain yang tidak boleh diabaikan dalam pelaksanaan penjualan adalah penjualan yang berpedoman pada perencanaan anggaran yang telah disusun sebelumnya. Bagi bagian penjualan, anggaran merupakan suatu rencana untuk melakukan penjualan. Karena anggaran berisikan taksiran-taksiran mengenai kemungkinan penjualan dalan unit dan dalam rupiah (nilai uang), dalam suatu periode operasi beserta biaya-biaya untuk tercapainya target penjualan serta kearah mana kegiatan penjualan ditujukan dan strategi apa yang akan digunakan untuk mencapai target itu.
Meskipun anggaran merupakan suatu alat perencanaan, anggaran juga berfungsi sebagai alat pengendali penjualan. Karena anggaran berfungsi sebagai standar untuk membandingkan dengan hasil yang sesungguhnya dicapai, untuk mengukur performance yang telah dicapai oleh masing-masing unit. Hal ini sesuai dengan pengungkapan mengenai anggaran berikut ini yaitu:
“Sebagai alat pembanding atau tolak ukur untuk menilai sampai sejauh mana dapat dicapainya target-target yang telah ditetapkan oleh perusahaan.” (Sofyan Syafri Harahap, 1995: 80)
Selanjutnya dilakukan analisa untuk melihat perbedaan yang terjadi antara pelaksanaan dengan anggaran penjualan. Perbedaan tersebut harus diatasi dan dicari penyebabnya. Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan penjualan berbeda dengan anggaran yang telah ditetapkan yaitu:
a. Kondisi dan kemampuan penjual
Pembeli melakukan pembelian suatu produk tergantung pada kondisi yang dihadapinya, apakah ia membutuhkan barang yang ditawarkan, apakah pembeli mempunyai budget yang cukup untuk membeli suatu produk dan apakah barang yang akan dibelinya mendatangkan manfaat baginya. Oleh karena itu penjual harus dapat meyakinkan pembeli agar melakukan pembelian dan penjual harus memahami mengenai jenis serta karakteristik barang yang ditawarkan, harga produk dan syarat penjualan yang diinginkan.
b. Kondisi pasar
Apakah pasar sedang menginginkan produk yang ditawarkan atau menolak produk tersebut, daya beli dari segmentasi pasar yang dituju apakah mempunyai potensi untuk melakukan pembelian.
c. Modal
Agar barang lebih dikenal, maka perusahaan harus mempromosikan produknya. Selain itu perusahaan juga memerlukan alat transport untuk mengantarkan pesanan konsumen. Untuk melakukan hal itu semua, perusahaan membutuhkan modal. Jika perusahaan tidak ada modal, maka pertumbuhan penjualannya tidak akan meningkat.
d. Kondisi organisasi perusahaan
Pada perusahaan, masalah penjualan seharusnya ditangani oleh bagian tersendiri yang tidak melakukan fungsi-fungsi lainnya di perusahaan. Dengan demikian bagian ini akan lebih konsentrasi dalam menangani masalah penjualan.
e. Faktor-faktor lain
Seperti periklanan, peragaan, kampanye, pemberian hadiah, sering mempengaruhi penjualan. Dimana untuk melakukannya dibutuhkan dana yang tidak sedikit.
(Basu Swastha, 1993 : 129)
Dalam hal pelaksanaan penjualan ini, controller dan para staffnya dapat membantu dalam memajukan penjualan melalui penggunaan berbagai teknik analistis, seperti yang diungkapkan berikut ini:
a. Analisa terhadap prestasi pelaksanaan penjualan dimasa yang lalu dalam hubungannya dengan harga dan volume untuk menemukan perkembangan, kelemahan atau tendensi yang tidak memuaskan.
b. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan anggaran penjualan menyeluruh yang sesuai dan melaporkan persesuian pelaksanaan dengan rencana.
c. Memberikan bantuan kepada manajemen pejualan dalam menetapkan standar pelaksanaan penjualan.
d. Penyiapan analisa yang sehat mengenai biaya dan investasi, untuk dipergunakan dalam menetapkan harga-harga produk.
(Willson and Campbell, 1995 : 263)
Hasil dari pelaksanaan penjualan dicatat dan dicantumkan dalam laporan-laporan sehingga dapat dipakai sebagai dasar membuat keputusan mengenai tindakan koreksi yang harus diambil.
2. Pencatatan dan Pelaporan Penjualan
Pencatatan dan pelaporan atas kegiatan penjualan sangat diperlukan oleh pimpinan sebagai alat untuk melakukan pengendalian penjualan. Pencatatan ini merupakan dasar bagi pembuatan laporan. Isi dan frekuensi dari laporan ini tergantung pada siapa laporan penjualan akan disampaikan.
Isi laporan untuk direksi lebih mendetail, dengan menggunakan prinsip pengecualian yang melaporkan hal-hal yang menyimpang dan sifatnya material. Untuk pimpinan tingkat tertinggi tidak perlu dilibatkan pada hal-hal yang bersifat rutin tetapi cukup dengan hal-hal yang perlu untuk dilakukan tindak lanjut. Oleh karena itu laporan yang sangat rinci tidak diperlukan karena akan terlalu banyak waktu untuk membacanya. Laporan yang dibuat juga telah mencantumkan mengenai perbandingan, baik dalam nilai uang maupun kuantum. Dan juga semua laporan yang dibuat disertai komentar, sehingga pimpinan perusahaan dapat mengetahui secara jelas dan cepat, penyebab terjadinya penyimpangan. Dan tindakan perbaikan segera dapat dilakukan.
Frekuensi dari setiap laporan akan tergantung pada masing-masing eksekutif atau anggota staffnya apakah perhari, perminggu, perbulan, per kwartal, atau pertahun. Sebagai contoh dalam masa krisis diperlukan laporan harian atau laporan perminggu dan laporan yang lebih lambat frekuensinya dalam masa biasa.
Agar laporan penjualan bermanfaat baik bagi bagian penjualan maupun bagian akuntansi, laporan penjualan harus mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Pelaksanaan penjualan yang sebenarnya dengan angka-angka untuk bulan berjalan sampai saat pembuatan laporan.
b. Penjualan yang dianggarkan untuk periode berjalan dan sampai dengan periode selanjutnya.
c. Perbandingan penjualan yang sebenarnya dari perusahaan dengan angka-angka dalam jenis industri yang bersangkutan, meliputi presentase total.
d. Analisa penyimpangan antara penjualan yang sebenarnya dengan yang dianggarkan dan sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
e. Hubungan-hubungan antara penjualan dan biaya.
f. Standar penjualan perbandingan penjualan yang sebenarnya dengan kuota pertenaga penjualan.
g. Data harga jual perunit.
h. Data laba kotor.
(Willson and Campbell, 1995: 274).
Agar suatu laporan dapat memberikan manfaat yang maksimal, maka dalam penyusunan laporan perlu memperhatikan syarat-syarat pelaporan yang baik. Laporan untuk tujuan pengendalian diantaranya yaitu :
a. Laporan pelaksanaan, yang menyampaikan hasil pelaksanaan dibandingkan dengan rencananya termasuk penyajian penyimpangan terhadap rencana. Penyajian penyimpangan anggaran ini dimaksudkan agar tindakan perbaikan segera dilakukan.
b. Laporan perkembangan yang melaporkan hasil pelaksanaan penjualan selama beberapa periode. Laporan ini dimaksudkan untuk mengetahui perkembangan hasil penjualan beberapa periode.
c. Laporan analisis yang menyajikan analisis yang telah dilakukan terhadap hasil penjualan, berikut kondisi-kondisi yang ditemukan.
Dalam hal pencatatan dan pelaporan penjualan, controller dapat memberikan peranannya antara lain:
a. Menyelenggarakan dan mengawasi semua catatan akuntansi perusahaan.
b. Menyiapkan dan menginterprestasikan laporan keuangan dan laporan lainnya.
c. Audit yang kontinyu terhadap semua perkiraan dan catatan perusahaan.
d. Kompilasi biaya distribusi dari penjualan.
e. Opname fisik dan penentuan nilai persediaan.
f. Penyiapan dan penyajian laporan-laporan pajak dan pengamanan terhadap semua hal yang berhubungan dengan perpajakan.
g. Menyiapkan dan mengintegrasikan semua catatan dan laporan statistik perusahaan.
h. Sebagai direktur budget, dalam hubungan dengan para pejabat dan kepala departemen lain, menyiapkan suatu budget tahunan yang mencakup seluruh kegiatan perusahaan untuk disajikan kepada dewan komisaris sebelum permulaan tahun fiskal.
3. Analisa Perbandingan Rencana dan Realisasi Penjualan
Pengendalian terhadap penjualan adalah suatu hal yang sangat penting, agar dapat dicapai suatu hasil pengembalian yang sebaik-baiknya atas investasi. Jika perusahaan ingin mencapai penjualan yang menguntungkan, perusahaan tersebut harus mengetahui dimanakah terdapat laba yang paling besar. Ini berarti yang diperlukan adalah analisa yang terinci mengenai penjualan. Analisa penjualan itu dapat dinyatakan dalam unit fisik, dalam jumlah uang, atau kedua-duanya. Analisa penjualan meliputi penelaahan secara menyeluruh mengenai volume penjualan yang sesungguhnya telah dicapai, untuk menemukan kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dalam penjualan. Telaah yang lain menunjukkan hubungan dengan anggaran atau standar, dengan laba kotor, dengan biaya penjualan atau dengan laba bersih.
Tujuan analisis penjualan untuk mengetahui apakah terjadi perbedaan antara yang telah direncanakan dengan realisasi penjualan yang dilakukan, dan apa penyebab dari perbedaan-perbedaan tersebut. Adapun jenis-jenis analisa yang sering dipergunakan adalah:
a. Produk ---> jenis, warna, ukuran, harga, model, kualitas dari barang-barang yang dijual.
b. Daerah ---> wilayah yang digunakan untuk mengarahkan penjualan (seperti propinsi, kota, area pemasaran lain).
c. Saluran distribusi ---> grosir, pengecer, makelar, agen.
d. Metode penjualan ---> pengiriman langsung, kunjungan dari rumah ke rumah dan sebagainya.
e. Pelanggan ---> dalam negeri dan luar negeri, konsumen industri atau konsumen akhir, pelanggan swasta atau pelanggan pemerintah, yang ditabulasikan menurut volume pembelian.
f. Besarnya order ---> ukuran rata-rata dari setiap pembelian.
g. Syarat penjualan ---> kontan, cash on delivery (cod), secara kredit, secara cicilan dan lain-lain.
h. Organisasi ---> cabang, departemen.
i. Tenaga wiraniaga ---> perorangan atau perkelompok.
(Willson dan Campbell, 1995: 264)
Kegunaan dari analisa penjualan yaitu:
a. Untuk perencanaan penjualan dan penetapan kuota penjualan. Pengalaman yang lalu merupakan suatu faktor dalam hal ini.
b. Untuk pengendalian persediaan, gunanya sebagai alat untuk merencanakan persediaan secara layak.
c. Untuk penetapan berbagai standar penjualan. Pengalaman yang lalu juga merupakan faktor yang penting.
d. Dengan analisa penjualan dapat ditemukan bahwa untuk distribusi dari usaha penjualan dalam berbagai daerah, mungkin terbukti bahwa perusahaan mengkonsentrasikan usahanya dalam wilayah yang telalu terbatas. Pertimbangan mengenai penjualan potensial, kondisi persaingan, dan faktor biaya dapat menunjukkan keharusan untuk memperluas wilayah tersebut.
e. Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan produk. Suatu penelitian mengenai penjualan dan potensi penjualan dapat menunjukkan adanya pembatasan usaha penjualan pada berbagai produk dan pengabaian produk-produk yang lain serta yang lebih menguntungkan. Juga, suatu perbandingan penjualan per produk dengan periode-periode yang lalu akan dapat menujukkan trends. Jika penjualan mengenai tendensi menjauhi prosuk-produk yang lebih menguntungkan, maka perlu diambil tindakan perbaikan.
f. Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan dalam hubungan dengan pelanggan. Analisa per pelanggan harus mengungkapkan trends dari berbagai jenis barang yang dibeli oleh masing-masing pelanggan. Juga perbandingan dengan penjualan dari periode yang sama pada tahun yang lalu akan mengungkapkan fakta, apakah perusahaan mencapai kemajuan dalam mendapatkan jumlah penjualan yang sebesar-besarnya dan menguntungkan. Analisa per pelanggan, disertai dengan informasi lain dan pembahasan dengan manajer penjualan akan menunjukkan beberapa pelanggan yang tidak mungkin mencapai volume yang menguntungkan, meskipun telah dilakukan usaha pengembangan. Informasi seperti ini akan memungkinkan perusahaan melakukan usaha penjualan yang lebih besar di lain tempat yang lebih menguntungkan.
(Willson and Campbell, 1995 : 267)
Banyak analisa sederhana yang dapat dilakukan untuk mengarahkan usaha penjualan. Controller harus terus-menerus bekerja sama dengan para eksekutif penjualan untuk mengembangkan laporan yang paling berguna. Dalam hal ini controller mengumpulkan fakta-fakta yang berkaitan dengan laporan yang akan dihasilkan.
4. Kebijaksanaan Perusahaan
Setelah dilakukannya analisa penjualan, maka perusahaan akan mengambil kebijaksanaan berkaitan dengan perbedaan yang terjadi. Perbedaan antara angka rencana dengan angka realisasi merupakan suatu penyimpangan dan penyimpangan ini sebenarnya tidak akan terjadi jika antara realisasi dengan rencananya sama. Karena perusahaan sebelum menyusun suatu rencana penjualan, sudah mempertimbangkan segala sesuatunya bahwa apa yang direncanakan akan tercapai sesuai dengan kapasitas perusahaan.
Oleh karena itu jika seandainya ada penyimpangan maka penyimpangan tersebut harus dikaji dan dicari penyebabnya. Bisa saja penyimpangan itu karena keadaan ekonomi yang tidak menentu, minat konsumen atau pihak manajemen membuat taksiran yang tidak tepat mengenai penjualan. Jika penyimpangan yang terjadi menguntungkan perusahaan, tidak akan menimbulkan masalah. Tapi jika penyimpangan itu merugikan perusahaan, maka kebijaksanaan yang diambil perusahaan dapat berupa:
a. Menyesuaikan hasil kerja atau aktifitas pelaksanaan terhadap rencana yang telah ditetapkan.
b. Memperbaiki strategi penjualan.
c. Menurunkan rencana penjualan yang tidak tercapai.
d. Mempromosikan produk perusahaan.
e. Pelatihan tenaga-tenaga wiraniaga agar mempunyai keahlian dalam menarik minat konsumen untuk melakukan pembelian.
Pengendalian penjualan meliputi analisa, penelaahan, dan penelitian yang diharuskan terhadap kebijaksanaan, prosedur, metode, dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki, dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi. (Willson and Campbell, 1995 : 259)
Pernyataan diatas dapat diartikan bahwa pengendalian penjualan menyangkut analisa, review dan studi mengenai kebijaksanaan prosedur, metode dan kegiatan sebenarnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki dengan biaya yang wajar, dan menghasilkan laba yang diperlukan untuk memperoleh rentabilitas yang diharapkan atas investasi modal. Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, bahwa pengendalian perlu dilakukan perusahaan agar rencana dan kebijaksanaan, pelaksanaannya tidak menyimpang. Hal ini dapat dilihat dalam ungkapan berikut ini :
Pengendalian menyangkut implementasi atau pelaksanaan kebijaksanaan, evaluasi pelaksanaan bawahan dan pengambilan tindakan koreksi pelaksanaan yang berada dibawah standar atau norma.
(Cushing, 1991 : 11).
Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk pengendalian adalah:
1. Menciptakan Standar
Standar merupakan kriteria atau tolak ukur untuk mengukur hasil pelaksanaan yang sudah dilakukan. Standar yang dibuat biasanya didasarkan pada kondisi atau kemampuan kerja normal.
2. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standar
Langkah ini dilakukan untuk mengetahui sampai sejauh mana penyimpangan yang telah terjadi. Untuk itu diperlukan perbandingan antara pelaksanaan kegiatan dengan standar yang telah ditetapkan pada langkah sebelumnya untuk mengetahui adanya gejala-gejala tentang penyimpangan yang terjadi.
3. Melakukan Tindakan Koreksi
Langkah terakhir ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan semua kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan rencana.
Pada dasarnya pengendalian berarti mengadakan tindak lanjut yang segera terhadap tendensi atau kondisi yang tidak memuaskan, sebelum berkembang menjadi kerugian yang besar. Controller dalam hal ini dapat membantu para eksekutif penjualan menyediakan fakta-fakta yang meyebabkan timbulnya kerugian tersebut.
1. Pelaksanaan Penjualan
Penjualan merupakan salah satu kegiatan yang penting dalam perusahaan, karena sebagian besar sumber pendapatan perusahaan berasal dari penjualan. Sehubungan dengan itu, maka ada beberapa tahapan penjualan yang harus dilakukan perusahaan agar penjualan yang akan dilakukan hasilnya efektif. Tahap-tahap penjualan itu diantaranya adalah :
a. Persiapan sebelum penjualan
Mempersiapkan tenaga penjualan, dengan memberikan pengertian tentang barang yang dijualnya, pasar yang dituju dan teknik penjualan yang harus dilakukan.
b. Penentuan lokasi pembeli potensial
Dengan mengunakan data pembeli yang lalu maupun yang sekarang, menentukan lokasi dari segmen pasar yang menjadi sasarannya.
c. Pendekatan pendahuluan
Dengan mengetahui produk yang sedang digunakan individu atau perusahaan dan bagaimana reaksinya terhadap produk yang digunakan tersebut. Mengetahui kebiasaan membeli konsumen, kesukaan terhadap produk tertentu dan sebagainya.
d. Melakukan penjualan
Dengan mengikat calon konsumen, baik melalui peragaan, iklan, dan lain-lain.
e. Pelayanan purna jual
Dengan pengangkutan barang ke konsumen, pemberian garansi, pemberian jasa reparasi, memberikan keyakinan kepada konsumen bahwa barang yang dibelinya bermanfaat.
Hal lain yang tidak boleh diabaikan dalam pelaksanaan penjualan adalah penjualan yang berpedoman pada perencanaan anggaran yang telah disusun sebelumnya. Bagi bagian penjualan, anggaran merupakan suatu rencana untuk melakukan penjualan. Karena anggaran berisikan taksiran-taksiran mengenai kemungkinan penjualan dalan unit dan dalam rupiah (nilai uang), dalam suatu periode operasi beserta biaya-biaya untuk tercapainya target penjualan serta kearah mana kegiatan penjualan ditujukan dan strategi apa yang akan digunakan untuk mencapai target itu.
Meskipun anggaran merupakan suatu alat perencanaan, anggaran juga berfungsi sebagai alat pengendali penjualan. Karena anggaran berfungsi sebagai standar untuk membandingkan dengan hasil yang sesungguhnya dicapai, untuk mengukur performance yang telah dicapai oleh masing-masing unit. Hal ini sesuai dengan pengungkapan mengenai anggaran berikut ini yaitu:
“Sebagai alat pembanding atau tolak ukur untuk menilai sampai sejauh mana dapat dicapainya target-target yang telah ditetapkan oleh perusahaan.” (Sofyan Syafri Harahap, 1995: 80)
Selanjutnya dilakukan analisa untuk melihat perbedaan yang terjadi antara pelaksanaan dengan anggaran penjualan. Perbedaan tersebut harus diatasi dan dicari penyebabnya. Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan penjualan berbeda dengan anggaran yang telah ditetapkan yaitu:
a. Kondisi dan kemampuan penjual
Pembeli melakukan pembelian suatu produk tergantung pada kondisi yang dihadapinya, apakah ia membutuhkan barang yang ditawarkan, apakah pembeli mempunyai budget yang cukup untuk membeli suatu produk dan apakah barang yang akan dibelinya mendatangkan manfaat baginya. Oleh karena itu penjual harus dapat meyakinkan pembeli agar melakukan pembelian dan penjual harus memahami mengenai jenis serta karakteristik barang yang ditawarkan, harga produk dan syarat penjualan yang diinginkan.
b. Kondisi pasar
Apakah pasar sedang menginginkan produk yang ditawarkan atau menolak produk tersebut, daya beli dari segmentasi pasar yang dituju apakah mempunyai potensi untuk melakukan pembelian.
c. Modal
Agar barang lebih dikenal, maka perusahaan harus mempromosikan produknya. Selain itu perusahaan juga memerlukan alat transport untuk mengantarkan pesanan konsumen. Untuk melakukan hal itu semua, perusahaan membutuhkan modal. Jika perusahaan tidak ada modal, maka pertumbuhan penjualannya tidak akan meningkat.
d. Kondisi organisasi perusahaan
Pada perusahaan, masalah penjualan seharusnya ditangani oleh bagian tersendiri yang tidak melakukan fungsi-fungsi lainnya di perusahaan. Dengan demikian bagian ini akan lebih konsentrasi dalam menangani masalah penjualan.
e. Faktor-faktor lain
Seperti periklanan, peragaan, kampanye, pemberian hadiah, sering mempengaruhi penjualan. Dimana untuk melakukannya dibutuhkan dana yang tidak sedikit.
(Basu Swastha, 1993 : 129)
Dalam hal pelaksanaan penjualan ini, controller dan para staffnya dapat membantu dalam memajukan penjualan melalui penggunaan berbagai teknik analistis, seperti yang diungkapkan berikut ini:
a. Analisa terhadap prestasi pelaksanaan penjualan dimasa yang lalu dalam hubungannya dengan harga dan volume untuk menemukan perkembangan, kelemahan atau tendensi yang tidak memuaskan.
b. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan anggaran penjualan menyeluruh yang sesuai dan melaporkan persesuian pelaksanaan dengan rencana.
c. Memberikan bantuan kepada manajemen pejualan dalam menetapkan standar pelaksanaan penjualan.
d. Penyiapan analisa yang sehat mengenai biaya dan investasi, untuk dipergunakan dalam menetapkan harga-harga produk.
(Willson and Campbell, 1995 : 263)
Hasil dari pelaksanaan penjualan dicatat dan dicantumkan dalam laporan-laporan sehingga dapat dipakai sebagai dasar membuat keputusan mengenai tindakan koreksi yang harus diambil.
2. Pencatatan dan Pelaporan Penjualan
Pencatatan dan pelaporan atas kegiatan penjualan sangat diperlukan oleh pimpinan sebagai alat untuk melakukan pengendalian penjualan. Pencatatan ini merupakan dasar bagi pembuatan laporan. Isi dan frekuensi dari laporan ini tergantung pada siapa laporan penjualan akan disampaikan.
Isi laporan untuk direksi lebih mendetail, dengan menggunakan prinsip pengecualian yang melaporkan hal-hal yang menyimpang dan sifatnya material. Untuk pimpinan tingkat tertinggi tidak perlu dilibatkan pada hal-hal yang bersifat rutin tetapi cukup dengan hal-hal yang perlu untuk dilakukan tindak lanjut. Oleh karena itu laporan yang sangat rinci tidak diperlukan karena akan terlalu banyak waktu untuk membacanya. Laporan yang dibuat juga telah mencantumkan mengenai perbandingan, baik dalam nilai uang maupun kuantum. Dan juga semua laporan yang dibuat disertai komentar, sehingga pimpinan perusahaan dapat mengetahui secara jelas dan cepat, penyebab terjadinya penyimpangan. Dan tindakan perbaikan segera dapat dilakukan.
Frekuensi dari setiap laporan akan tergantung pada masing-masing eksekutif atau anggota staffnya apakah perhari, perminggu, perbulan, per kwartal, atau pertahun. Sebagai contoh dalam masa krisis diperlukan laporan harian atau laporan perminggu dan laporan yang lebih lambat frekuensinya dalam masa biasa.
Agar laporan penjualan bermanfaat baik bagi bagian penjualan maupun bagian akuntansi, laporan penjualan harus mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. Pelaksanaan penjualan yang sebenarnya dengan angka-angka untuk bulan berjalan sampai saat pembuatan laporan.
b. Penjualan yang dianggarkan untuk periode berjalan dan sampai dengan periode selanjutnya.
c. Perbandingan penjualan yang sebenarnya dari perusahaan dengan angka-angka dalam jenis industri yang bersangkutan, meliputi presentase total.
d. Analisa penyimpangan antara penjualan yang sebenarnya dengan yang dianggarkan dan sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
e. Hubungan-hubungan antara penjualan dan biaya.
f. Standar penjualan perbandingan penjualan yang sebenarnya dengan kuota pertenaga penjualan.
g. Data harga jual perunit.
h. Data laba kotor.
(Willson and Campbell, 1995: 274).
Agar suatu laporan dapat memberikan manfaat yang maksimal, maka dalam penyusunan laporan perlu memperhatikan syarat-syarat pelaporan yang baik. Laporan untuk tujuan pengendalian diantaranya yaitu :
a. Laporan pelaksanaan, yang menyampaikan hasil pelaksanaan dibandingkan dengan rencananya termasuk penyajian penyimpangan terhadap rencana. Penyajian penyimpangan anggaran ini dimaksudkan agar tindakan perbaikan segera dilakukan.
b. Laporan perkembangan yang melaporkan hasil pelaksanaan penjualan selama beberapa periode. Laporan ini dimaksudkan untuk mengetahui perkembangan hasil penjualan beberapa periode.
c. Laporan analisis yang menyajikan analisis yang telah dilakukan terhadap hasil penjualan, berikut kondisi-kondisi yang ditemukan.
Dalam hal pencatatan dan pelaporan penjualan, controller dapat memberikan peranannya antara lain:
a. Menyelenggarakan dan mengawasi semua catatan akuntansi perusahaan.
b. Menyiapkan dan menginterprestasikan laporan keuangan dan laporan lainnya.
c. Audit yang kontinyu terhadap semua perkiraan dan catatan perusahaan.
d. Kompilasi biaya distribusi dari penjualan.
e. Opname fisik dan penentuan nilai persediaan.
f. Penyiapan dan penyajian laporan-laporan pajak dan pengamanan terhadap semua hal yang berhubungan dengan perpajakan.
g. Menyiapkan dan mengintegrasikan semua catatan dan laporan statistik perusahaan.
h. Sebagai direktur budget, dalam hubungan dengan para pejabat dan kepala departemen lain, menyiapkan suatu budget tahunan yang mencakup seluruh kegiatan perusahaan untuk disajikan kepada dewan komisaris sebelum permulaan tahun fiskal.
3. Analisa Perbandingan Rencana dan Realisasi Penjualan
Pengendalian terhadap penjualan adalah suatu hal yang sangat penting, agar dapat dicapai suatu hasil pengembalian yang sebaik-baiknya atas investasi. Jika perusahaan ingin mencapai penjualan yang menguntungkan, perusahaan tersebut harus mengetahui dimanakah terdapat laba yang paling besar. Ini berarti yang diperlukan adalah analisa yang terinci mengenai penjualan. Analisa penjualan itu dapat dinyatakan dalam unit fisik, dalam jumlah uang, atau kedua-duanya. Analisa penjualan meliputi penelaahan secara menyeluruh mengenai volume penjualan yang sesungguhnya telah dicapai, untuk menemukan kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dalam penjualan. Telaah yang lain menunjukkan hubungan dengan anggaran atau standar, dengan laba kotor, dengan biaya penjualan atau dengan laba bersih.
Tujuan analisis penjualan untuk mengetahui apakah terjadi perbedaan antara yang telah direncanakan dengan realisasi penjualan yang dilakukan, dan apa penyebab dari perbedaan-perbedaan tersebut. Adapun jenis-jenis analisa yang sering dipergunakan adalah:
a. Produk ---> jenis, warna, ukuran, harga, model, kualitas dari barang-barang yang dijual.
b. Daerah ---> wilayah yang digunakan untuk mengarahkan penjualan (seperti propinsi, kota, area pemasaran lain).
c. Saluran distribusi ---> grosir, pengecer, makelar, agen.
d. Metode penjualan ---> pengiriman langsung, kunjungan dari rumah ke rumah dan sebagainya.
e. Pelanggan ---> dalam negeri dan luar negeri, konsumen industri atau konsumen akhir, pelanggan swasta atau pelanggan pemerintah, yang ditabulasikan menurut volume pembelian.
f. Besarnya order ---> ukuran rata-rata dari setiap pembelian.
g. Syarat penjualan ---> kontan, cash on delivery (cod), secara kredit, secara cicilan dan lain-lain.
h. Organisasi ---> cabang, departemen.
i. Tenaga wiraniaga ---> perorangan atau perkelompok.
(Willson dan Campbell, 1995: 264)
Kegunaan dari analisa penjualan yaitu:
a. Untuk perencanaan penjualan dan penetapan kuota penjualan. Pengalaman yang lalu merupakan suatu faktor dalam hal ini.
b. Untuk pengendalian persediaan, gunanya sebagai alat untuk merencanakan persediaan secara layak.
c. Untuk penetapan berbagai standar penjualan. Pengalaman yang lalu juga merupakan faktor yang penting.
d. Dengan analisa penjualan dapat ditemukan bahwa untuk distribusi dari usaha penjualan dalam berbagai daerah, mungkin terbukti bahwa perusahaan mengkonsentrasikan usahanya dalam wilayah yang telalu terbatas. Pertimbangan mengenai penjualan potensial, kondisi persaingan, dan faktor biaya dapat menunjukkan keharusan untuk memperluas wilayah tersebut.
e. Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan produk. Suatu penelitian mengenai penjualan dan potensi penjualan dapat menunjukkan adanya pembatasan usaha penjualan pada berbagai produk dan pengabaian produk-produk yang lain serta yang lebih menguntungkan. Juga, suatu perbandingan penjualan per produk dengan periode-periode yang lalu akan dapat menujukkan trends. Jika penjualan mengenai tendensi menjauhi prosuk-produk yang lebih menguntungkan, maka perlu diambil tindakan perbaikan.
f. Untuk pengarahan yang lebih baik dari usaha penjualan dalam hubungan dengan pelanggan. Analisa per pelanggan harus mengungkapkan trends dari berbagai jenis barang yang dibeli oleh masing-masing pelanggan. Juga perbandingan dengan penjualan dari periode yang sama pada tahun yang lalu akan mengungkapkan fakta, apakah perusahaan mencapai kemajuan dalam mendapatkan jumlah penjualan yang sebesar-besarnya dan menguntungkan. Analisa per pelanggan, disertai dengan informasi lain dan pembahasan dengan manajer penjualan akan menunjukkan beberapa pelanggan yang tidak mungkin mencapai volume yang menguntungkan, meskipun telah dilakukan usaha pengembangan. Informasi seperti ini akan memungkinkan perusahaan melakukan usaha penjualan yang lebih besar di lain tempat yang lebih menguntungkan.
(Willson and Campbell, 1995 : 267)
Banyak analisa sederhana yang dapat dilakukan untuk mengarahkan usaha penjualan. Controller harus terus-menerus bekerja sama dengan para eksekutif penjualan untuk mengembangkan laporan yang paling berguna. Dalam hal ini controller mengumpulkan fakta-fakta yang berkaitan dengan laporan yang akan dihasilkan.
4. Kebijaksanaan Perusahaan
Setelah dilakukannya analisa penjualan, maka perusahaan akan mengambil kebijaksanaan berkaitan dengan perbedaan yang terjadi. Perbedaan antara angka rencana dengan angka realisasi merupakan suatu penyimpangan dan penyimpangan ini sebenarnya tidak akan terjadi jika antara realisasi dengan rencananya sama. Karena perusahaan sebelum menyusun suatu rencana penjualan, sudah mempertimbangkan segala sesuatunya bahwa apa yang direncanakan akan tercapai sesuai dengan kapasitas perusahaan.
Oleh karena itu jika seandainya ada penyimpangan maka penyimpangan tersebut harus dikaji dan dicari penyebabnya. Bisa saja penyimpangan itu karena keadaan ekonomi yang tidak menentu, minat konsumen atau pihak manajemen membuat taksiran yang tidak tepat mengenai penjualan. Jika penyimpangan yang terjadi menguntungkan perusahaan, tidak akan menimbulkan masalah. Tapi jika penyimpangan itu merugikan perusahaan, maka kebijaksanaan yang diambil perusahaan dapat berupa:
a. Menyesuaikan hasil kerja atau aktifitas pelaksanaan terhadap rencana yang telah ditetapkan.
b. Memperbaiki strategi penjualan.
c. Menurunkan rencana penjualan yang tidak tercapai.
d. Mempromosikan produk perusahaan.
e. Pelatihan tenaga-tenaga wiraniaga agar mempunyai keahlian dalam menarik minat konsumen untuk melakukan pembelian.
