pendirian apotek

BAB II

SISTEM MANAJEMEN

2.1 Modal

Modal awal yang digunakan untuk pendirian apotek As-Suyuthi berasal dari tabungan pribadi apoteker dan bantuan dana dari orang tua dan saudara dengan nilai total Rp 104.620.000,-

2.2 Rencana Pemasaran dan Strategi

Diperlukan suatu perencanaan dan persiapan yang matang dalam memulai usaha baru. Aspek sosial yang meliputi kondisi masyarakat sekitar seperti pola hidup dan tingkat sosial masyarakat menjadi pertimbangan dalam mengambil kebijakan atau keputusan usaha apotek, misalnya dalam pengadaan item obat dan penetapan harga obat. Produk yang disediakan hendaknya dapat memenuhi kebutuhan / permintaan konsumen, serta dengan harga yang dapat dijangkau. Target pemasaran dari apotek As-Suyuthi adalah masyarakat yang tinggal di sekitar apotek dan tidak menutup kemungkinan dari daerah lain maupun para pengguna jalan lain karena terletak di jalan raya yang mudah diakses oleh masyarakat. Apotek As-Suyuthi akan didirikan di Jl. Sunan Prapen No.46, Desa Klangonan, Kecamatan Kebomas, Kabupaten Gresik. Dari terget pemasaran tersebut, diperkirakan bahwa pelanggan apotek As-Suyuthi nantinya akan berasal dari kalangan menengah ke atas hingga kalangan bawah. Di wilayah ini belum ada apotek yang berdiri sehingga relatif tidak ada persaingan. Hanya saja terdapat praktek dokter umum dan bidan yang melakukan dispensing obat, akan tetapi hal tersebut dapat teratasi bila masyarakat mengetahui akan peran dari apoteker di apotek.

Apotek As-Suyuthi belum dikenal masyarakat sekitar dan dokter yang praktek di sekitar apotek sehingga membutuhkan waktu untuk dikenal dan memperoleh kepercayaan dari masyarakat. Agar keberadaan apotek As-Suyuthi sebagai apotek yang baru berdiri diketahui oleh masyarakat, maka perlu dilakukan upaya promosi untuk memperkenalkan apotek.

Strategi yang diterapkan apotek terkait dengan promosi penjaringan konsumen diantaranya sebagai berikut:

1.   Memberitahu kerabat, tetangga, dan sanak saudara bahwa telah dibuka apotek As-Suyuthi.

2.   Menyebarkan brosur tentang apotek ke rumah penduduk di wilayah sekitar, para pengguna jalan, puskesmas pembantu, dan di tempat praktek dokter umum yang dekat dengan lokasi apotek As-Suyuthi.

3.   Membuat brosur ataupun leaflet berdasarkan tema - tema kesehatan tertentu secara periodik yang disediakan di apotek As-Suyuthi.

Pada awal pendirian apotek As-Suyuthi akan diadakan acara syukuran secara sederhana dengan mengundang tokoh masyarakat setempat dan warga yang bertempat tinggal di sekitar apotek. Juga akan diadakan pelayanan pemeriksaan tekanan darah gratis untuk masyarakat sekitar. Pada tahap selanjutnya apoteker juga aktif ikut serta dalam kegiatan masyarakat dengan memberikan penyuluhan atau edukasi tentang kesehatan. Apotek As-Suyuthi juga akan aktif untuk memberikan informasi tertulis kepada masyarakat sekitar tentang kesehatan melalui penyebaran leaflet, dan pemasangan poster kesehatan.

Sebagai apotek yang baru berdiri, diperlukakn suatu hal yang bisa menjadi keunggulan bagi apotek untuk dapat dikenal dan bertahan di masyarakat. Strategi pelayanan apotek As-Suyuthi mengedepankan prinsip pharmaceutical care. Layanan jasa yang diberikan adalah konseling, pemberian informasi seputar obat, pencatatan pengobatan pasien (Patient Madication Record), monitoring pasien dengan kondisi khusus, serta fasilitas pengiriman obat bagi pelangganan dengan minimal pembelian sebesar Rp 50.000,- dan pada lokasi yang terjangkau. Dengan demikian apotek As-Suyuthi dapat memberikan pelayanan kesehatan yang profesional, bermutu, dan terjamin dimana pasien / customer akan memperoleh layanan konseling dan konsultasi oleh apoteker. Apoteker berusaha untuk mewujudkan sebuah apotek yang menjadi tempat menemukan informasi yang benar bagi masyarakat yang ingin mendapatkan jawaban terhadap semua masalah pengobatan. Produk yang ditawarkan oleh apotek As-Suyuthi antara lain obat-obatan, alat kesehatan, dan produk kesehatan lainnya seperti sabun, kosmetik, suplemen, dan susu.

2.3 Ketenagaan (Practice Teamwork)

Kinerja apotek dapat berjalan secara efektif dan efisien apabila didukung sumber daya manusia yang mumpuni dan bertanggungjawab dalam menjalankan tugasnya. Untuk menghemat pengeluaran biaya agar beban biaya tidak terlalu besar, jumlah personil yang akan digunakan harus dipertimbangkan sesuai dengan anggaran yang dimiliki oleh apotek. Oleh karena itu, pada awal pendirian apotek As-Suyuthi akan dikelola oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang merangkap sebagai Pemilik Sarana Apotek (PSA), dibantu oleh seorang Apoteker Pendamping, dan 2 orang Asisten Apoteker. Jumlah pekerja bisa ditambah bila apotek telah berkembang agar masing-masing personil bisa lebih fokus dalam tugasnya. Apoteker sebagai pengelola Apotek langsung membawahi semua karyawannya.

Apotek As-Suyuthi buka setiap hari pada pukul 07.00-21.00, kecuali untuk hari besar nasional libur. Jam kerja terdiri dari 2 shift, shift pagi mulai pukul 07.00-14.00 sedangkan shift malam mulai pukul 14.00-21.00. Tiap shift harus ada Apoteker dan Asisten Apoteker. Jadwal jaga masing - masing personil disusun silih berganti sehingga kadang mendapat shift pagi dan kadang mendapat shift malam. Karyawan diberikan pengarahan dan pembinaan agar selalu bekerja dengan baik dan penuh tanggung jawab sesuai dengan kewajiban dan wewenangnya serta selalu bersikap ramah kepada pasien.

Adapun tugas dari masing-masing personil di apotek As-Suyuthi adalah sebagai berikut :

a.    Apoteker Pengelola Apotek (APA)

1.    Sebagai pemilik dan pengelola apotek yang mengambil keputusan dan tindakan kefarmasian; merencanakan, mengkoordinasi serta mengawasi seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian dan manajerial di apotek.

2.    Memberikan pelayanan kefarmasian berupa pelayanan resep dan non resep, menyediakan jasa konseling, serta menerapkan pharmaceutical care di apotek.

3.    Melakukan pengadaan barang yang ada di apotek, baik obat bebas, obat bebas terbatas, OWA, obat tradisional, alat kesehatan, dan kosmetika.

4.    Bertanggung jawab dalam keuangan apotek mulai dari penentuan harga, pembuatan daftar harga, pencatatan penerimaan dan pengeluaran, serta pembuatan laporan keuangan apotek.

5.    Memberikan kesejahteraan pegawai dan membina hubungan yang baik dengan para pegawai, PBF, dokter dan tenaga medis lainnya di lingkungan sekitar apotek.

6.    Melakukan pencatatan dan pelaporan penggunaan obat golongan narkotika dan psikotropika kepada pihak yang berwenang, membuat surat pesanan (SP), menyediakan nota, kuitansi, etiket dan copy resep.

7.    Melakukan pembukuan keuangan apotek, pencatatan transaksi, pembayaran biaya-biaya dan pembayaran pajak.

8.    Mengawasi keluar masuknya obat, alkes, dan perbekalan lainnya melalui kartu stok.

9.    Membuat prosedur tetap dalam pelayanan kefarmasian baik berupa pengadaan, pengelolaan, penyerahan obat, hingga pemusnahan obat.

10.    Melakukan evaluasi tentang hasil yang dicapai apotek, kinerja karyawan, maupun langkah-langkah yang perlu diambil untuk kemajuan apotek.

b.   Apoteker Pendamping (Aping)

Tugas dari Apoteker Pendamping hampir sama dengan APA. Semua bentuk kegiatan pada tugas APA di atas juga dilakukan oleh Apoteker Pendamping, namun khusus untuk poin yang menyangkut evaluasi dan bentuk langkah yang diambil demi kemajuan apotek lebih kepada APA karena APA disini adalah penanggung jawab utama sekaligus pemilik sarana apotek. Pada intinya, Aping bertugas membantu APA untuk melaksanakan tugas manajerial dan pelayanan yang dilakukan oleh APA.

c.    Asisten Apoteker

1.    Membantu apoteker dalam hal penerimaan perbekalan farmasi dan memastikan keabsahannya, pengontrolan harga dan tanggal kadaluarsa.

2.    Membantu apoteker dalam pengadaan barang seperti pemesanan / order barang, penulisan SP, penerimaan barang, melayani tukar faktur, dan menentukan tanggal tagihan PBF.

3.    Melakukan administrasi sehari-hari di apotek, seperti pengarsipan faktur dan resep, melakukan pembukuan, melakukan pencatatan kkeluar masuknya barang pada kartu stok, melakukan pengontrolan harga dan tanggal kadaluarsa obat pada saat pembelian obat, mencatat transaksi di buku penjualan, serta menghitung pendapatan apotek.

4.    Melakukan penataan dan penyimpanan obat sesuai dengan aturan.

5.    Membantu apoteker melakukan pencatatan pemakaian narkotika dan psikotropika serta pelaporannya.

6.    Membantu apoteker dalam menyiapkan pelayanan resep dari dokter termasuk memberi harga, meracik, mempersiapkan obat, tetapi penyerahan obat dilakukan oleh apoteker.

7.    Membantu apoteker dalam pelayanan obat bebas dan obat terbatas.

8.    Mencatat dan memeriksa perbekalan farmasi yang mendekati batas kadaluarsa dan mendekati batas minimal untuk dipesan kembali.

9.    Ikut serta dalam peningkatan kemajuan apotek.